أساسيات إدارة المشاريع تعتبر هي أحد المهارات المهمة التي لابد من أن نقوم بتعليها، حيث أنها لا تقتصر على القيام بإدارة المشاريع العملية في العمل بل هي تكون ممتدة إلى حياتنا اليومية، حيث أن تلك المهارة تكون ضرورية من أجل أن نستطيع العمل على إدارة الوقت بمنتهى الإنتاجية داخل عملنا، وأيضاً تساعدنا في التواصل مع كل الناس من حولنا.
من خلال هذا المقال سوف نقوم بالتحدث حول أهم الأساسيات المتبعة في إدارة المشاريع، كما أننا سوف نتعرف على ما هي أهميتها، وكل ما له علاقة بها.
محتويات المقالة
أساسيات إدارة المشاريع
تعتبر أساسيات إدارة المشاريع هي عبارة عن الأنشطة التي يمكن أن تحدث أثناء القيام بالتخطيط بطريقة عملية للمشروع والعمل على تنفيذه، كما أنها تضم أفضل ممارسات إدارة المشاريع وإدارة المخاطر، وأيضاً تساعد في القيام بوضع خطة تكون واضحة للمشروع، والعمل على رصد تقديم المهام.
تنبثق الأهمية الخاصة بتطبيق الأساسيات وأفضل وأهم الممارسات من أجل الإدارة الفعالة لكل المشاريع هي التي لها أهمية في تطبيق كل الاستراتيجيات إدارة المشروع ذاتها، وإليك أهم مجموعة متنوعة من الأسباب التي سوف تشجعك على القيام بالاستعانة بالممارسات الخاصة بإدارة المشاريع الفعالة، ومن أهم تلك الأساسيات هي:
اجعل عمليات ومخطط المشروع واضحة أمامك
لكما كان المشروع الخاص بك معقد كلما قد زادت الفرصة في عدم الاستقرار، وهنا يأتي الدور الخاص بالتخطيط الذكي، وأيضاً عملية إدارة المشاريع، حيث أنها تهدف إلى القيام بإدارة المشاريع والعمل على إنهاء أي إشكاليات أو عدم تواجد وضوع عن طريق تقديم استراتيجية وأيضاً طرق العمل الواضحة من البداية حتى انطلاق المشروع، لذا هي من أهم أساسيات إدارة المشاريع.
اجعل تكاليف المشروع تحت السيطرة
قد يتواجد بعض من المشاريع التي يمكن أن تزداد التكاليف والنفقات الخاصة بها، وذلك بناء على حجم ونطاق المشروع، لذا لابد من القيام بمراقبة الميزانية والتكاليف أمر حتمي، وهو الذي من شأنه القيام بالاستعانة بممارسات إدارة المشاريع التي تقلل من احتمالية تعدي الحدود الخاصة بالميزانية المقررة للمشروعات.
اكتسب الخبرة
تعتبر هي واحدة من أهم أساسيات إدارة المشاريع، حيث تكتسب العديد من المنظمات الخبرة الكبيرة والتي تساعدها في القيام بتقديم عدة مشاريع داخل المجالات المتنوعة أثناء فترة عملها، حيث أن أساس المنظمة المعرفي يكون من خلال إدارة المشاريع والتي تساعدهم في اكتساب العديد من المعارف والخبرة، حيث من الممكن القيام بالتخطيط إلى أفضل الأنشطة المطلوبة والعمل على إدارة المشروع هي التي تمتلك الخبرة المسبقة.
اعتمد على القيام باستغلال كل الموارد
سواء ما كنت تعمل في مشروع بسيط أو تعمل في مشروع ضخم، من الممكن أن يؤدي الاستخدام الغير فعال للعديد من الموارد إلى إحداث كارثة، ومن شأن القيام باستخدام النهج الصحيح من أجل إدارة المشروع، أن يساعدك في العمل على تحديد كيفية الاستخدام الفعال لكل الموارد لصالح المشروع.
المشاريع متوسطة الحجم أو الصغيرة من الممكن أن تستفيد بالاستراتيجيات المرنة، ولكن المشاريع الكبيرة تكون عكس ذلك في لا تزال تعمل على تطبيق كل الطرق التقليدية في إدارة المشاريع.
تواصل دائم
من ضمن أساسيات إدارة المشاريع الناجح هي اتباع نظام التواصل الفعال، حيث يشكل الاتصال جزء كبير وبالغ الأهمية في إدارة المشاريع، حيث من الممكن أن يكون له أثر كبير على مدى فاعلية الفريق.
كما قد كشفت العديد من الدراسات التي قد أجريت من أجل البحث حول أسباب فشل المشروع داخل القطاع المالي داخل المملكة المتحدة، أن حدوث انهيار في النظام الخاص بالتواصل كان هو السبب الأساسي في إخفاق حوالي 57% من كل المشاريع.
عقد اجتماع مع كل أصحاب المصلحة
كل أصحاب المصلحة داخل المشروع يكون مدعوون إلى ذلك الاجتماع الأولي، ويتم فيها مناقشة علاقتهم بكل الأهداف الأساسية للمشروع، كما يمكن أن يكفل مدير المشروع تطابق المصالح مع كل أصحاب المصلحة.
إن اجتماع إطلاق المشروع هو يساعد على بناء على استراتيجية الاتصال المتينة للمشروع ، وهو يعتبر أمرًا سهلاً عن طريق إطلاع الكل على الخطة وأيضاً التطورات في العمل، لذا تعتبر من أساسيات إدارة المشاريع.
حدد أهداف ونطاق محدد
من المهم العمل على تحديد النطاق الخاصة بإدارة المشروع والقيام بالحصول على الموافقة عليها من كل الجهات المشتركة داخل المشروع، والعمل على إضافة العديد من الأهداف في بداية كل دورة حياة المشروع، ولاد من العمل على تناول النطاق أيضاً وهي تكون مسائل أساسية والتي منها نواتج المشاريع وأهداف المشاريع والقيود المفروضة على كل المشاريع ومعايير الأداء.
تابع مع المدير وسجل كل الملاحظات
يتواجد فرصة دائما من أجل العمل على تحسين وتعديل العمل، لذا لابد عليك من القيام بالاستفادة من كل الملاحظات التي يقوم لمدير بتركها لك.
الحرص أيضاً على التغذية الراجعة داخل دورة حياة المشروع الخاص بك، كما من الممكن العمل على استخدام كل الملاحظات من أجل القيام بالتركيز على التعلم من كل أخطائك، والعمل على تجنب الأخطاء المماثلة لها في المستقبل.
في حالة ما كنت مدير المشروع، من الممكن أن تطلب الحصول على التعليقات الخاصة بفريق العمل من أجل التعرف على ما هي نقاط الضعف والقوة في فريق العمل، والقيام بتحسين القدرة لديك على إدارة المشروع.
أنشئ خطة الموارد
ليس من المعقول أن تقوم بالعمل على استغلال كل الموارد بطريقة عشوائية من خلال أي فريق عند العمل في مشروع ما، وفي العديد من الأوقات لابد على كل من مدير المشروع أو أعضاء الفريق العمل على إدارة العديد من المشروعات في وقت واحد، وهو ما قد يتطلب تواجد إدارة ممتازة لكل الموارد.
تعمل خطة الموارد على تقديم لمحة عامة تدور حول كل الموارد التي تكون متاحة وأيضاً عن أهم الأماكن التي تقوم باستخدامها فيها، تمكنك الممارسات الخاصة بإدارة المشاريع الحديثة من خلال تخصيص كل مواردك والعمل على توزيعها بالطريقة المفهومة والواضحة.
أنشأ فريق من أجل التعامل مع كل المخاطر
المخاطر تعتبر هي أحد العناصر التي لا يمكن لأي مشروع أو مؤسسة تجنبها، حيث يبذل كل ما في وسعهم من أجل الحد من كل أخطار المشروع، والعمل على وضع خطة أخرى تحسباً في حالة ما قد ساءت الأمور، أن تواجد فريق نشط ومخصص من أجل استجابة المخاطر من الممكن أن يجنبك أي عرقلة تحدث في المشروع.
تخصيص ميزانية واقعية
لابد من الاستعداد للقيام بالتعامل مع أي أزمة أو خطر يهدد نجاح واستقرار المشروع، والتي تكون وفقاً للمؤسسة الخاصة بإدارة المشاريع، حيث أن حوالي 27% من الشركات حول استخدام العديد من الإجراءات الواسعة من أجل إدارة المخاطر داخل مشاريعها وذلك في عام 2018.
تابع المزيد: أفضل انواع المشروعات الصغيرة
توقع الحاجة للتغيير
من أهم أساسيات إدارة المشاريع توقع الحاجة للتغيير حيث أنه من الممكن أن يعدل النطاق الخاص بالعمل في المشروع، كما لابد لكل مدير مشروع أن يتمتع بالمهارة الخاصة بإدارة التغيير.
في نهاية هذا المقال قد قمنا بالتحدث حول أساسيات إدارة المشاريع، وكل النقاط الهامة التي من الممكن أن يدور حولها.
