إن التخطيط لأسبوعك وتنظيم الوقت يعد أهم أداة لكي يتمكن كل من المديرين ورواد الأعمال من زيادة الإنتاجية، ثم إن ذلك الأمر يساهم على الوصول إلى نتائج ومتعة أكثر بضغوط أو توتر أقل، إضافة إلى أنه يوجد العديد من الأسرار التي تساعدك على ترتيب الوقت، وبعضها يكون سهل والبعض الأخر يتطلب مجهود إضافي، فكيف تتمكن من تخطيط اسبوعك في 30 دقيقة فحسب، هذا ما سوف نقوم بشرحه من خلال مقالنا.
محتويات المقالة
كيفية تنظيم الوقت وتخطيط الأسبوع لأصحاب المشاريع
العديد من أصحاب المشاريع دائمًا يرغبون في معرفة كيفية ترتيب الوقت وتخطيط الأسبوع لزيادة الإنتاجية، وهذا ما سوف نتعرف عليه من خلال السطور التالية:
تجهيز البيئة لراحتك
من قبل أن تقوم بالبدء في تنظيم الوقت وتخطيط الأسبوع، يجب عليك أولًا أن تدخل في جو مريح، وذلك لأن التخطيط لا تكون مهمة هامة يلزم القيام بها في أسرع وقت ممكن، بل أنها تتطلب الجلوس مستريح في بيئة جاهزة وتحضير كوب من القهوة لك، وهذا ما يجب أن تبدأ رحلتك منه في التخطيط لأسبوع عملك.
إنشاء هرم لكل أهدافك
قبل التخطيط لأسبوعك من الأمور الضرورية أن تعمل على وضع أهدافك في شكل هرمي، حيث يتم ذلك بتحديد الأشياء التي سوف تعمل عليها على مدار الأسبوع، وذلك سواء الأشياء المعروفة أو المتراكمة عليك من قبل ذلك، أو التي يمكن أن تفاجئك.
يجب عليك أن تقوم بكتابة جميع المهمات المطلوب إنجازها على ورق، وذلك لتستطيع تفريغ دماغك من كل القلق، بعد ما يتم كتابة كافة المهام الخاصة بك، من الأمور الضرورية أن يتم تنظيم هرم للأهداف لكي لا تكون مهامك مفصولة عن أهدافك الخاصة بك.
تقدير وقت الإنجاز
بمجرد ما يتم الانتهاء من تخطيط المهمات المطلوبة منك والانتهاء من تنظيمها في شكل هرمي، فإن من الأمور الهامة أن يتم تقدير وقت لكل مهمة.
بالطبع أن تلك العملية تكون تقريبية ولكنها تعد من الأمور الهامة جدًا لأن المهام المتنوعة لا تسير ولا تتم بنفس الطريقة، حيث يوجد منها ما هو من مسؤوليتك بشكل مباشر، ومنها ما سوف تقوم بالمتابعة مع فريق العمل فقط، فلذلك الأمر يجب عليك أن تحاول بعمل تقدير وقت للمهام المتنوعة الخاصة بك.
استعمال التطبيقات المتنوعة
بالطبع من الأفضل لك أن تعمل على ترتيب الوقت من خلال استخدام الأدوات المتنوعة التي سوف تساعدك، وخاصة أن تطبيقات وأدوات تنظيم الوقت تعمل على توفير لك الكثير من المميزات التي لا مثيل لها، وسوف نتعرف على أهمها من خلال النقاط التالية:
- إن تنظيم الوقت ومعرفة المهمات الخاصة بك من خلال تطبيقات الهواتف تعني أنك تتمكن من التعديل عليها بلمسة واحدة بدون الحاجة إلى المسح أو الكشط باستعمال الأوراق والأقلام.
- في بعض الأوقات إن الأدوات المتنوعة توفر إمكانية تنظيم المهام المخططة في شكل هرمي، وتعلم على تفريعها إلى مهام فرعية، ولكن تلك العملية يمكن أن تكون بسيطة وسهلة بالتطبيقات.
- تتمكن من المزامنة بين التطبيقات المتنوعة والتقويم الذي يوجد على هاتفك المحمول من أجل وضع الاجتماعات وغيرها العديد.
ننصحك باستعمال الأدوات المتنوعة في كل المهام وأيضًا حتى في عمليات التجارة الإلكترونية، وذلك من أجل إسناد المهمات الصعبة إلى الذكاء الاصطناعي في وقت أنك تقوم بإدارة الأمور فقط.
تحديد المهام من الأسفل إلى الأعلى
تعد تلك الخطوة ضرورية وذلك لأنها تعتبر العمود الفقري لعملية تنظيم الوقت وتخطيط الأسبوع، ومن قبل أن تقوم بوضع المهمات من الضروري أن تطلع على الأشياء التي يتوجد في تقويمك بالفعل، سواء كانت اجتماعات أو تدريبات أو انتقالات أو غيرها من الأشياء، كما يجب أن تقوم بتحديد الأشياء المتكررة والثابتة في كل يوم، وفي نفس الوقت يجب تحديد الأشياء التي قمت بتركها وبقيت معك من مهمات الأسبوع الماضي لتتمكن من تأسيس مهمات الأسبوع المقبل بطريقة صحيحة وسليمة وبدون حدوث أي تضارب.
ذلك النوع من التخطيط يسمى من القاعدة إلى القمة أو من الأسفل إلى الأعلى، وهذا يعني أنه بدل من الإطلاع أولاً على الأهداف الكبيرة والمشاريع ذات المدى الطويل، يجب أن نطلع في البداية على المهمات التي على الطاولة والتي يمكن أن تنطلق منها.
تابع المزيد: تقنيات أساسية في مهارات التفاوض للبائعين
كيفية التخطيط للأسبوع وتنظيم الوقت
أغلب الأفراد الذين يقومون بالتخطيط للأسبوع الخاص بهم لا يكملون إلا جزء بسيط من المخططات الخاصة بهم، وذلك لأنهم إما لا يقومون بتقدير الأوقات بشكل سليم وصحيح أو يقومون بتفويت خطوة وضع الأهداف الأسبوعية الخاصة بهم بشكل مستمر، هذا ما يجعلهم يشعرون بالإحباط ويدفعهم إلى إنجاز المهمات الطارئة والعاجلة فقط بدل من المهمات ذات الأهمية الكبيرة.
فلذلك ننصحك دائمًا أن تعمل على تقدير وقتك وتخصيص نسبة قدرها 30% من وقتك لكل المهمات الطارئة، حيث أنه مثلا في حالة أن كنت تمتلك 40 ساعة عمل في الأسبوع، فيجب عليك أن تقوم بإضافة ما يزيد عن 28 ساعة منها فحسب لكل المهام المتكررة و المحسومة، وباقي المهمات الطارئة التي من الممكن أن تأتيك فجأة.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا والذي من خلاله تم التعرف على أفضل طريقة تنظيم الوقت الخاص بك لنجاح عملك وراحتك.
أسئلة شائعة
كيف تقوم بتنظيم وقتك؟
تتمكن من تنظيم وقتك من خلال تقدير مدة زمنية تكون كافية لكل مهمة.
كيف تتمكن من إدارة وقتك بفاعلية لإنجاز المهام؟
يجب أن تقوم بتحديد الأهداف بشكل سليم، كما يجب أن تقوم بتحديد أولوياتك بكل حكمة وذكاء.
