ما المقصود بـ HRIS؟ وأهم فوائد أنظمة معلومات الموارد البشرية 

ازداد البحث في الفترة الأخيرة عن ما المقصود بـ HRIS أو أنظمة معلومات الموارد البشرية والتي يكون لها دور فعال في معاونة الشركات على إدارة عمليات الموارد البشرية الرئيسية مثل تتبع الوقت وكشف الرواتب وإدارة مهام الموظفين، ويمكن القول أن أنظمة معلومات الموارد البشرية هي واحدة من أهم الحلول البرمجية التجارية التي تم تحسينها في الثمانينيات نظراً لأن إدارة الموارد البشرية كانت ولا تزال من أكثر الإدارات التي تتطلب جهد في أي مؤسسة، وذلك لأن المهام التي تستند إلى موظفي الموارد البشرية لا تقتصر على إنجاز كميات كبيرة من الأعمال الورقية وحفظ السجلات بل أيضاَ الإشراف على أهم المعلومات عن القوى العاملة ومقدمي الطلبات. 

ما المقصود بـ HRIS

كثر البحث في الفترة الأخيرة عن ما المقصود بـ HRIS والذي يمكن تعريفه على أنه حل برمجي ممتاز يساعد الشركات في تسجيل معلومات الموظفين الدقيقة والإجراءات المرتبطة بالموارد البشرية وإدارتها والعمل على معالجتها أيضاً،  كذلك يعمل نظام معلومات الموارد البشرية باعتباره نظاماً تفعالياً لإدارة المعلومات على توحيد عمليات ومهام إدارة الموارد البشرية وتسهيل حفظ السجلات وإعداد التقارير بشكل احترافي. 

ويمكن القول أن نظام المعلومات البشرية يكون بمثابة شارع ثنائي الاتجاه يتم فيه تسليم المعلومات المرتبطة بالموارد البشرية إلى الشركة ثم الى العاملين دون الحاجة إلى إجراء المعاملات الورقية واليدوية المرتبطة بالموارد البشرية، إلى جانب قيامه بتفاعلات أبسط وأسهل وفعالة أكثر بين العاملين والمؤسسات التي يعملون لصالحها.

فوائد أنظمة معلومات الموارد البشرية 

واستكمالاً لحديثنا عن ما المقصود بـ HRIS سوف نعرض أبرز فوائد أنظمة معلومات الموارد البشرية التي تعود على الشركة عند تطبيقها، وتتمثل تلك الفوائد في الآتي:

حفظ المعلومات 

تمنح أنظمة معلومات الموارد البشرية معلومات دقيقة عن الموظفين الموجودين في الشركة الأمر الذي يساهم في تسهيل الوصول إليها عند الحاجة إليها، وتتمثل تلك المعلومات في رواتب الموظفين وبياناتهم الشخصية ونظام التقارير والتحليلات ونظام الحضور والانصراف وغيرها من الأنظمة المرتبطة بأداء الشركة وموظفيها.

 ويمكن القول أن هناك الكثير من الشركات التي تسعى في الوقت الحالي إلى تحسين مواردها ونظامها الداخلي لاسيما إذا كان عدد العاملين فيها كبير للغاية، وذلك حتى تتمكن من مراقبة أداء العاملين وزيادة مستوى الأداء والإنتاجية وتوفير بيئة عمل فعالة الأمر الذي يوفره أنظمة معلومات الموارد البشرية نظراً لأنها تعمل على حفظ معلومات الشركة بشكل آمن يساهم في تنظيم قاعدة البيانات الخاصة بالعاملين وتتبع العمليات الخاصة بهم.

تقليل تكاليف العمالة 

تساهم أنظمة معلومات الموارد البشرية في التقليل من التكاليف المتعلقة بالأعمال اليدوية والرواتب والحوافز المادية وغيرها من الأمور، وذلك من خلال تقديم بعض الخدمات والتي تتمثل في التحليلات والذكاء الاصطناعي والأتمتة.

مراقبة الامتثال 

تساهم أنظمة معلومات الموارد البشرية في تجنب الشركات المشاكل القانونية والخسائر المالية نظراً لأنها تعمل على جمع بعض البيانات المرتبطة بهوية الموظفين ومعلومات الاتصال الخاصة بهم لأهداف تتعلق بالضرائب أو الشهادات الإلزامية.

تطوير الاستراتيجيات 

تساهم أنظمة معلومات الموارد البشرية في تسهيل عملية إدارة العمل وتوفير تجربة مميزة للإدارة والعاملين نظراً لأن إدارة كل من بيانات العاملين في ملفات إكسيل طول الوقت تكون مرهقة لاسيما إذا كان عدد العاملين يتعدى 50 شخص الأمر الذي يحتم الاعتماد على نظام خاص بمعلومات الموارد البشرية يساهم في اتخاذ القرارات الضرورية لتحقيق الأهداف المرجوة.

أنواع أنظمة معلومات الموارد البشرية 

وبعد التعرف على ما المقصود بـ HRIS سوف نتعرف على أنواع أنظمة معلومات الموارد البشرية على النحو التالي:

• نظام الرواتب: والذي يعتمد على عمليات تسديد الرواتب والمستحقات المالية للعاملين عبر إدخال بياناتهم التعاقدية وخلطها مع نظام الحضور والإنصراف لتتم أوامر التسديد في نهاية كل شهر بشكل تلقائي.
• التوظيف: يعتمد ذلك النظام على تقييم بيانات المرشحين الموجودة في سيرهم الذاتية ومعالجة كافة احتياجات التوظيف في الشركة حتى يتمكن من تحديد المرشحين الملائمين أصحاب الكفاءة العالية.
• الحضور والانصراف: والذي يعتمد على تسجيل العاملين لوقت الدخول للعمل والخروج منه الأمر الذي يساهم في أرشفة تلك المعلومات تلقائياً في النظام الخاص بتتبع العاملين ومنح أوامر الدفع.
• التدريب: ويطلق عليه ايضاً نظام التعلم نظراً لأنه يقدم للعاملين دورات تعليمية متباينة والعمل على متابعة مهاراتهم وشهاداتهم ومؤهلاتهم.
• التقارير والتحليلات: والذي يكون من أهم الأنظمة الواجب توافرها في الشركة نظراً لأنه يوفر تقارير ألية حول موضوعات متباينة مثل معدل إجازات العامل ومغادرته وأدائه الوظيفي بشكل عام.
• المزايا: والتى تعمل على تقديم مجموعة من الخدمات والامتيازات المرتبطة باحتياجات العاملين والتي تمثل لهم الراحة والاستقرار مثل مشاركة الأرباح والرعاية الصحية والمكافآت والعمولات. 

تابع المزيد: أهداف منظمة التجارة العالمية

مهام نظام معلومات الموارد البشرية وطريقة العمل عليه

واستكمالاً لحديثنا عن ما المقصود بـ HRIS سوف نعرض وظائف نظام معلومات الموارد البشرية وطريقة العمل عليه على النحو التالي:

أخصائي HRIS

هو الذي يكون مسؤول عن حفظ نظام الشركة والتأكد من تطبيقه بالشكل الملائم والعمل على توفير التدريبات عليه، وتكون تلك الوظيفة عادة تابعة إلى قسم تقنية المعلومات الخاضع للموارد البشرية.

محلل HRIS

 هو الذي يعمل على تقديم الدعم الضروري للنظام، وذلك من خلال تحديد المشكلات التي تواجهها الشركة والعمل على معالجتها، إلى جانب إعداد التقارير المتعلقة بتطوير أداء النظام وتجربة العامل الأمر الذي يزيد من جودة العمل.

طريقة العمل على النظام 

تتم طريقة العمل على النظام من خلال اتباع بعض الخطوات المهمة والتي يمكن عرضها على النحو التالي:

• البحث: والتي يتم فيها البحث عن الاحتياجات الضرورية في الشركة وتحديدها ثم إنشاء قائمة بمزودي الخدمة المتوافقين مع تلك الاحتياجات، وبناء على الدراسات الأولى يختصر من قائمة مزودي الخدمة الذين ستتم دعوتهم لعرض نظامهم حتى تتمكن اختيار مزود واحد.
• التخطيط: والتي يتم فيها تنسيق العمل على تطبيق المشروع مع مزودي الخدمة، وذلك من خلال تكوين فريق يشمل على أصحاب الاختصاص في قسم الموارد البشرية ومزود النظام مع ضرورة توافر متابعة يومية بينهما لتطبيق المشروع على أكمل وجه.
• التصميم: والتي يحدد فيها المستخدمون خطة السير الخاصة بهم بالنظام ووضع البنية التحتية له، إلى جانب إدخال تعريفات خاصة بالمهام والنظام والأمن.
• الاختبار: والتي يتم فيها اختبار النظام وإجراء التعديلات الضرورية عليه ثم تجربة النظام على أكبر عدد من الأشخاص ودراسة الملاحظات النهائية تبعاً لتجربتهم.
• التدريب: قبل إطلاق النظام لابد من تدريب العمال عليه، إلى جانب إنشاء دليل خاص بالاستعمال والدعم والأسئلة الشائعة التي تم رصدها في مدة الاختبار.

وبذلك نكون قد وصلنا إلى ختام موضوعنا عن ما المقصود بـ HRIS والذي يشمل على الكثير من الفوائد التي تعود بالنفع على كل من العامل والشركة، حيث تعمل أنظمة إدارة الموارد البشرية على حفظ البيانات الخاصة بالعمال والتقليل من تكاليف العمالة.

الأسئلة الشائعة