كثيراً ما نريد أ نحصل على إجابة سؤال ما هو مجال ادارة المشروعات من قبل المهتمين بهذا المجال، إذا يبرز مدى أهمية إدارة المشاريع مع تعقد عالم الأعمال الاقتصادية الذي أصبح في حاجة ماسة إلى إدارة ناجحة تتسم بالتنظيم في تولي كافة المراحل والمهام المطلوبة، من البداية إلى النهاية، كما أنه تزداد هذه الحاجة مع تطور المجال وظهور أحدث الأدوات والممارسات والأساليب في تولي أي مشروع.
كما أن تحقيق الأهداف وبلوغ مستوى النجاح في المشاريع بمختلف مجالاتها لا يمكن أن يتم دون إدارة ذات خبرة وفعالة، وذلك ينطبق على المشروعات سواء الكبيرة الصعبة أو الصغيرة أو متوسطة، وهذا ما يدفعنا إلى التعرف على وجه الخصوص على مفهوم إدارة المشاريع ومهامه وأهدافه، وهذا ما سنوضحه خلال هذا المقال.
محتويات المقالة
تعريفات مجال ادارة المشروعات
يعرف مجال ادارة المشروعات على أنه عملية إدارة تركز على بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة والإشراف على إتمام عمل الفريق لتحقيق الأهداف من المشروع المقام وتلبية معايير النجاح المحددة في المشروع، حيث تشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع، كما تعتمد إدارة المشاريع على المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروع من مرحلة البدء إلى نهايته.
ويتم تعريف إدارة المشاريع بكونها عملية دقيقة منظمة لتحقيق الأهداف المرجوة من المشروع، وذلك من خلال تطبيق الإجراءات والأساليب والمعارف والمهارات المطلوبة، وذلك يحدث بدءاً من التخطيط إلى التنفيذ، في إطار زمني محدد وفقاً للميزانية الموضوعة بخطة المشروع.
وتشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع، والتي يقوم بها فريق العمل بالكامل، إدارة المشاريع تعتبر أيضاً المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروع من مرحلة البدء إلى نهايته.
جوانب لمجال ادارة المشروعات
لضمان إدارة المشاريع بنجاح وسهولة يجب عليك توفير العوامل الستة لجوانب إدارة المشروعات الرئيسية وهي تشمل:
- نطاق المشروع: ونطاق المشروع فيه توضع قائمة بالأنشطة والمهام المطلوب إنجازها خلال فترة محددة، إلى جانب الأهداف التي تشمل النتائج المطلوب تحقيقها بعد التنفيذ.
- الموارد: يعتمد المشروع بشكل أساسي على توفر كافة موارده سواء المالية التي تختص بالميزانية المحددة له، أو الموارد البشرية من أعضاء فريق العمل المكلفون بتنفيذ مهام المشروع.
- تكلفة المشروع: حيث أنها تضم الميزانية الموضوعة وفقاً للمشروع وحجم المصروفات المطلوبة، وتحدد هذه التكلفة بعد دراسة الجدوى جيد وبشكل كلي.
- المخاطر: وهي التهديدات المحتملة التي يمكن أن تتسبب في فشل المشروع، ويقوم المختصون بمهام المخاطر بدراستها وتحليلها من أجل التوصل إلى ممارسات لتقليل أضرارها.
- الجودة: تشمل الالتزام بمعايير الجودة المطلوبة، والتي يجب أن تتحقق بدرجة عالية في أنشطة المشروع سواء السلع أو الخدمات.
- الجدول: وهو الإطار الزمني للمشروع والذي يشرح بداية التخطيط بالتوضيح لفترة التنفيذ والموعد النهائي للتسليم، ووضع الجدول يساعد على إنهاء المشروع في الوقت المطلوب.
أهمية مجال ادارة المشروعات
تعتبر إدارة المشاريع عنصر أساسي في العمليات التجارية اليومية، كما يعتبر أصحاب المشاريع من أحد العوامل الرئيسية لنجاح المشاريع، في بيئة اليوم القائمة على البيانات أصبح من الممكن إنشاء صورة دقيقة عن الحالة الحالية لإدارة المشاريع وتأثيرها بالأعمال التجارية.
تطورت إدارة المشروع لإنشاء عملية تخطيط وتنسيق وإدارة جميع أنشطة المشاريع الحديثة، فالهدف من إدارة المشروع هو التنبؤ ومنع العديد من الصعوبات في تنفيذ المشروع، باستخدام هذه المعلومات، يخطط مديرو المشاريع وينظمون خطة للمشروع للحد من جميع المخاطر لضمان نجاح المشروع.
وقد أجرت العديد من المنظمات دراسات مختلفة لخلق فهم أفضل لأهمية إدارة المشروع، وقد أظهرت الدراسات ما يلي:
- 80 % من المشاريع الناجحة يديرها مدير مشروع معتمد.
- 60 % من المشاريع الفاشلة قد يكون سبب فشلها تحديد مواعيد نهائية غير واقعية.
- 77 % من الشركات تستخدم برامج إدارة المشاريع.
- 39 % من المشروعات الفاشلة المشروعات الناتجة عن سوء التخطيط وعدم إدراك كافة الموارد المتاحة لك.
- 33 % من المشروعات تفشل بسبب الدعم الضعيف من الإدارة.
- 2.5 % فقط من الشركات تكمل مشاريعها بنجاح في غضون الجدول الزمني الأصلي.
- 57 % من المشاريع تفشل بسبب ضعف التواصل.
- 40 % فقط من المشاريع تلبي الأهداف الزمنية والميزانية والجودة.
خصائص مجال ادارة المشروعات
يتسم المجال الخاص بإدارة المشاريع بالعديد من الخصائص المختلفة والتي يمكننا أن نقوم بذكرها كما يلي:
- المشرف على فريق عمل: تقوم إدارة المشاريع على فريق عمل لكل فرد منهم مهام محددة يتكفل بها ويؤديها بمهاراته وخبراته التي يمتلكها، وكلما كان فريق العمل متعاون وذو كفاءة عالية كلما ساعد ذلك من نجاح المشروع، ولذلك من المهم إدارة فريق العمل.
- تحمل مسؤولية إدارة المشاريع: هي مسئولية يتحملها المدير الذي يدير المشروع من البداية حتى النهاية ويقوم بتحديد مهام وأدوار كل فرد في فريق العمل، كما أنه يكون المسئول الأول عن الإطار الزمني والجودة والميزانية.
- التغيير في سلوك المشروع: حيث يعتمد المشروع على التغيير للوصول لهدفه، وهذا يعتمد في المقام الأول على مجموعة من الإجراءات والخطوات إلى تتسم بالتنظيم ويفرضها المدير المختص بالمشروع، وتقوم الإدارة بإحداث التغيير في إطار تحديات محتملة متمثلة في المخاطر.
- التخطيط : تقوم إدارة المشاريع على عملية التخطيط والتحديد المسبق لأهداف المشروع وهي تعد أول خطوة للعمل على المشروع وفقاً للأهداف المحددة، كما أنه يتضمن المراقبة من مدير المشروع في كافة مراحل المشروع للتأكد من بقائه في المسار الصحيح.
الهدف من مجال ادارة المشروعات
الهدف من مجال ادارة المشروعات هو ضمان تحقيق جميع أهداف العمل، ومع ذلك لكي يحدث هذا، يجب تحديد أهداف المشروع بوضوح حيث أن هذا سيحدد كل خطوة في دورة حياة المشروع، يجب أن تتأكد من قابلية أهداف المشروع وأنها قابلة للتغيرات لتضمن تحقيق الأهداف المرغوبة خلال سير المشروع، وبإمكانك تقدير تلك الأهداف عبر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتحقق من سلوك المشروع في المسار الصحيح المرجو منه.
تابع المزيد: أفضل انواع المشروعات الصغيرة
ما هي أهداف عملية إدارة المشروع
- النظام في العمل: توضع خطوات إدارة المشروع لمعرفة كيفية أداء كل عضو وتعيين مسؤولياته.
- تحسين أداء المشروع: العمل على زيادة أداء القوى العاملة والموارد من خلال تطوير خطة المشروع، حيث يمكن للمؤسسات تحسين الأداء الكلي للمشروع.
- مراقبة الجودة: وهي ضمن خطوات التخطيط للمشروع لرصد وضمان جودة نتائج المشروع، هذا يضمن أن المشاريع ليست قادرة فقط على الانتهاء في الموعد المحدد، ولكن أيضا الحفاظ على جودة نتائجها.
- الحد من التكاليف وفقاً للميزانية: بدون إدارة جيدة للمشروع وخطة مسبقة، قد يكون من الصعب للغاية إدارة تكاليف هذا المشروع، حيث توفر عمليات إدارة المشروع إجراءات تقلل من مخاطر تجاوز التكاليف وفقاً للميزانية الموضوعة بدراسة الجدوى.
- التعلم من الأخطاء السابقة: يجب متابعة عملية استمرار ومراقبة الجودة، حيث يتيح وجود خطوات لمراقبة كل خطوة من العملية تحديد الأخطاء والقدرة على التعلم منها.
وهكذا نكون قد تحدثنا من خلال مقالنا عن موضوع مجال ادارة المشروعات، وأهداف إدارة المشروعات وجوانبه الستة، وخصائص إدارة المشروعات ليتمكن كلاً من أصحاب المشاريع من بدء مشاريعهم بخطوات ناجحة.
