باتت الحاجة في عصرنا الرقمي لمواكبة الأدوات الرقمية أمرًا حيويًا لنجاح أي مشروع إذ أصبحت أدوات مكتب إدارة المشاريع ضرورية وليست مجرد ترف تكنولوجي حيث توفر وسائل فعالة لتنظيم العمل وتحسين التواصل وزيادة الإنتاجية كما تعد هذه الأدوات من العوامل الحاسمة لتحقيق التميز في أي منظمة ولا سيما مع تزايد تعقيد المشاريع وتنوع الفرق العاملة عليها لذا فإن الاستخدام الأمثل لهذه الأدوات يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في تحقيق الأهداف ضمن الجدول الزمني المحدد والميزانية المتاحة، وفي هذا المقال سنتعرف على هذه الأدوات وأهميتها البارزة.
محتويات المقالة
أدوات مكتب إدارة المشاريع
يتساءل الكثير عن أدوات مكتب إدارة المشاريع التي تعد برامج وتطبيقات إلكترونية تستخدم لتخطيط وتنظيم وتنفيذ ومراقبة المشاريع حيث توفر هذه الأدوات واجهات سهلة الاستخدام وميزات متعددة لإدارة المهام وتتبع الوقت كما يمكن تصنيف أدوات إدارة المشاريع إلى عدة أنواع وفقًا لوظيفتها:
أدوات التخطيط والجدولة
تساعد هذه الأدوات في إنشاء خطط المشروع وتحديد المواعيد النهائية وإنشاء وتعديل الجداول الزمنية بسهولة وهذا يحسن دقة التخطيط والجدولة إذ تستخدم مخططات جانت لتمثيل الجدول الزمني للمشروع حيث تعرض الأنشطة المختلفة وتواريخ بدايتها ونهايتها كما تتيح هذه المخططات رؤية واضحة لتقدم المشروع مما يسهل متابعة الأنشطة المتأخرة واتخاذ الإجراءات المناسبة ويحسن التنسيق بين أعضاء الفريق أثناء تنفيذ المهام.
أدوات إدارة المهام
تعد هذه الأدوات إحدى أدوات مكتب إدارة المشاريع إذ تتيح للمستخدمين تقسيم المشروع إلى مهام فرعية وتخصيصها لأعضاء الفريق كما تساعد في تنظيم العمل حيث يمكن لكل عضو رؤية المهام المسندة إليه وتواريخ انتهائها، فضلًا عن أنها توفر إمكانية تتبع تقدم كل مهمة مما يسهل تحديد المهام التي تحتاج إلى تحسين أو تدخل.
أدوات التعاون والتواصل
تحسن هذه الأدوات التواصل بين أعضاء الفريق من خلال توفير قنوات فعالة للدردشة الفورية ومكالمات الفيديو ومشاركة الملفات حيث تسهم في تعزيز العمل الجماعي وخصوصًا عن بعد، فمثلًا تتيح أداة Slack إنشاء قنوات مخصصة لكل مشروع أو فريق مما يسهل تبادل المعلومات والتنسيق والتنظيم.
أدوات تتبع الوقت
تساعد هذه الأداة في تسجيل الوقت المستغرق على كل مهمة حيث يمكن الفرق من مراقبة كيفية استثمار الوقت وتحديد الأنشطة التي تستهلك وقتًا كبيرًا دون تحقيق قيمة مضافة كما تستخدم أيضًا لإعداد فواتير العملاء بناء على الوقت المستغرق في العمل على مشاريعهم، فمثلًا تتيح أداة Harvest تتبع الوقت والنفقات والوصول إلى البيانات الهامة لضمان بقاء المشاريع ضمن الميزانية وإنشاء فواتير بناء على ساعات العمل وإرسالها للعملاء مما يعزز إدارة الفريق بفعالية.
أدوات التقارير والتحليلات
تقدم هذه الأدوات تقارير مفصلة وتحليلات تساعد في تقييم أداء المشروع كما توفر رؤى حول التقدم في سير العمل والأداء المالي ومجالات التحسين فمثلًا تستخدم أداة Tableau لتحليل بيانات المشروع وتقديم تقارير تساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة وتتميز بسهولة الاستخدام وسرعة الحصول على البيانات مع توفير تحديثات تلقائية وفقًا لجدول زمني تحدده بنفسك.
أهمية أدوات مكتب إدارة المشاريع
تعتبر أدوات مكتب إدارة المشاريع أساسية لأي فريق عمل بغض النظر عن حجمه أو أماكن تواجده وهذا لأنها تساهم في:
- تنظيم العمل وتقسيمه إلى مهام فرعية مما يسهل متابعته وإدارته.
- تعزيز الشفافية عبر تقديم رؤية واضحة لجميع أعضاء الفريق حول التقدم في سير العمل والأهداف المنجزة والمقبلة.
- زيادة الكفاءة من خلال استثمار الوقت والموارد بشكل فعال لتحقيق الأهداف.
- تعزيز التواصل بين أعضاء الفريق مما يقلل من سوء الفهم ويزيد من التعاون.
تابع المزيد: تخصص إدارة المشاريع
وسائل اختيار أدوات إدارة المشاريع
إن اختيار الأداة المناسبة لإدارة مشروعك هو من أهم الخطوات حيث تعتمد على عدة عوامل رئيسية نذكر بعضًا منها هنا والتي تتمثل في الآتي:
تحليل احتياجات المشروع
لا بد قبل اختيار الأداة أن يحلل الفريق تحليل المشروع بدقة متضمنين تحديد حجم الفريق ونوع المشروع والمتطلبات الخاصة بالمشروع إذ قد يحتاج “مشروع تطوير البرمجيات” إلى أداة تدعم إدارة المهام البرمجية وتتبع الأخطاء، بينما قد يتطلب “مشروع بناء” أداة تدعم تخطيط الموارد وإدارة الميزانية.
مقارنة المميزات
مع تنوع أدوات إدارة المشاريع تتفاوت مميزاتها حيث يجب على الفريق مقارنة هذه المميزات واختيار الأداة التي تلبي احتياجاتهم مع التركيز على النقاط التالية:
- تأكد من أن الأداة تحتوي على ميزات متقدمة مثل مخططات جانت لتخطيط وتنظيم الجداول الزمنية.
- يجب أن توفر وسيلة فعالة لتنظيم المهام وتحديد المسؤولين عنها وتاريخ انتهائها.
- تأكد من وجود ميزات مثل الدردشة الفورية وتنسيق الاجتماعات وإشعارات الانتهاء من المهام.
- توفر الأداة وسيلة لتتبع الوقت المستغرق في كل مهمة مما يسهل تخطيط المهام القادمة وحساب الفواتير بناء على الوقت المستغرق.
- تأكد من أن الأداة توفر تقارير دقيقة وتحليلات مفصلة لتقييم الأداء وتحليل المشكلات والتي تعد أساسًا لاتخاذ القرارات المستقبلية.
التكلفة المادية
تعد التكلفة من العوامل المهمة عند اختيار أداة إدارة المشروع حيث يجب مقارنة التكاليف المتوقعة مع الميزانية المتاحة مع الأخذ في الاعتبار أن التكلفة تشمل ليس فقط سعر الأداة ولكن أيضًا تكلفة تدريب الفريق على استخدامها والدعم الفني المستقبلي لذا من الضروري التأكد من أن الأداة المختارة تقدم قيمة جيدة مقابل المال المستثمر.
وإلى هنا نكون قد تعرفنا على أدوات مكتب إدارة المشاريع ومميزاتها البارزة في إدارة كافة المشاريع لأصحاب العمل.
الأسئلة الشائعة
ما هي مهام مكتب ادارة المشاريع؟
تتمثل المهام في التحقق من جهاز المقاول الفني والتأكد من مؤهلاته العلمية وخبراته العملية قبل اعتماده كما يتعين متابعة إعداد البرنامج الزمني للتنفيذ من قبل المقاول ثم دراسته وإبداء أي ملاحظات عليه.
ما هي ادوات ادارة المشاريع؟
إن أدوات إدارة المشاريع هي الأجهزة التي تساعدك في تحقيق أهداف مشروعك مع ضمان تلبية متطلبات أخرى التي تشمل الوقت والميزانية والجودة كما تنقسم أدوات إدارة المشاريع إلى نوعين ألا وهما الأدوات المفاهيمية والأدوات البرمجية.
