أهمية إدارة المشاريع وأثرها على النجاح والاستمرارية

ترجع أهمية إدارة المشاريع إلى الفوائد العديدة التي تعود على المشروع من الإدارة الجيدة وكم الأرباح التي يمكن تحقيقها بناء على ذلك، لذا فإن إدارة المشروع بأسلوب علمي تعد من أهم العناصر التي يجب أن يعطيها صاحب المشروع أولوية قصوى.

فوجود إدارة ناجحة يعني استمرارية للمشروع ونمو وتطور مستمر، بالإضافة إلى أن توحيد الرؤية بين العميل وصاحب المشروع يضمن تغطية الطلب بالشكل المثالي المطلوب مما يوصل في النهاية إلى نتيجة واحدة، وهي أن هذا المشروع ناجح بكل المعايير.

ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف بشكل أكثر تفصيلا على أهمية الإدارة الجيدة للمشروعات والنتائج المترتبة عليها.

أهمية إدارة المشاريع

تعتبر إدارة المشروعات من الأمور المهمة لنجاح أي مشروع والتي تتمثل في العديد من النقاط، نذكرها فيما يلي:

توفير المال والوقت

تساعد إدارة المشروعات بشكل جيد على توفير الكثير من الجهد والمال ويعمل على تسليم مهام العمل في الوقت المحدد، كما يعمل على توضيح التكاليف من البداية والتحرك في نطاقها، مما يساعد الشركة على وضع الخطط المناسبة لنظام العمل مما يقلل من النفقات وعدم تنظيم الوقت الذي يتسبب في التعطيل والتأخير.

اتخاذ قرارت عمل صحيحة

ترجع أيضا أهمية إدارة المشاريع إلى قدرة القائمين على العمل والمسؤولين في الشركة على اتخاذ القرارات الصحيحة والعمل على تحديد الأولويات وبالتالي القدرة على اكتساب الخبرة اللازمة في إدارة المخاطر والسيطرة عليها قبل وقوعها، بالإضافة إلى القدرة على التنبؤ بأي مشكلة في العمل قبل وقوعها، كما يساعد على اتخاذ قرارات فورية ذكية بناء على الخطط المدروسة.

تحديد الأهداف

الإدارة الناجحة للمشروعات تقوم بلا شك بالتركيز على الأهداف الهامة للمشروع ووضع الخطط العلمية المناسبة لتنفيذها بالشكل الصحيح وفي التوقيت المطلوب مما يدعم مسار الشركة نحو التطور، كما أن قدرة المدير على تقييم المخرجات الناتجة عن تنفيذ هذه الأهداف وتحديد مدى صلاحية الاستمرار فيها أو توقيفها والبدء في تغييرها إذا ما كانت لا تناسب متطلبات السوق هو من العناصر الرئيسية التي لا يجب إغفالها أبدا.

القيادة الناجحة للمشروع

يمكننا إرجاع أهمية إدارة المشاريع بشكل أساسي إلى اختيار قيادات ناجحة للمشروع يكون لديها المهارات والمقومات التي تساعد في تحقيق الأهداف الموضوعة منذ البداية بالشكل الصحيح، وتساعد القيادة الناجحة في توجيه الموظفين بالشكل الصحيح لأداء مهام العمل كما ينبغي وتحفيزه على تحسين الأداء بشكل أكبر من خلال اختيار التوقيت المناسب لمنح الحوافز والمكافآت وأيضا تطبيق العقوبات عند التقصير.

كما أن علاقة المدير بالموظفين تكون عامل مؤثر في سير العمل بالشكل الجيد، وإزالة الحواجز والقدرة على الفصل بين الحزم في العمل وبين العلاقات الاجتماعية في العمل يعد من الذكاء الذي يعزز النجاح في تحقيق بيئة عمل متوازنة تساعد على الإنتاج بشكل أفضل.

إدارة الموظفين

لا شك أن الموظفين في المشروع هم العمود الفقري له الذي يهمل على تقدمه أو تأخيره، ولذلك ترجع أهمية إدارة المشاريع إلى القدرة على التعامل الإداري مع الموظفين بالشكل الصحيح الذي لا يسبب الضغط النفسي على الموظف، ويعمل على تقدير الرواتب المناسبة للمهام المنوط بها حتى لا يشعر بالإحباط وعدم الانتماء إلى الشركة، وبالتالي فإن تقدير الموظفين بالشكل الملائم يعتبر عنصر أساسي يتحقق بفاعلية من خلال الإدارة الناجحة للمشروع.

مراقبة مستوى الجودة

أيضا ترجع أهمية إدارة المشاريع بشكل جيد إلى الحصول على مستوى عالي من الجودة في المشروعات وذلك من جميع الجوانب، حيث يتم من خلالها التركيز على المواظبة على تسليم المهام المطلوبة في العمل في الوقت المحدد.

إن وظيفة الرقابة تبدو من الوظائف المملة بالنسبة للموظفين الذين يشعرون بالضغط النفسي وكراهية العمل إذا ما تم قيادة هذه الوظيفة بشكل فاشل، لذلك فإن أهمية إدارة المشاريع بشكل جيد هنا تكون مفيدة في تحقيق رقابة على العمل ولكن بدون تحقيق ضغط على الموظفين أو خلق بيئة عمل سلبية تؤثر على مستوى الأداء.

تحسين الاتصالات داخليا

الاتصال الداخلي بين الموظفين في الشركة الواحدة مهم جدا ويعتبر من الأمور المهمة التي تحدد أهمية إدارة المشاريع، والتي تساعد بشكل أساسي على زيادة الشفافية في نظام العمل لضمان تحديد المسؤوليات وبالتالي التعرف على مدى القدرة على نجاح العمل الجماعي في الشركة حتى يمكن توزيع المهام وعدم خلق الضغط في العمل.

اكتساب الخبرات اللازمة

من الأمور المهمة التي يمكن أن تنتج عن أهمية إدارة المشاريع بشكل ناجح هي القدرة على التعلم من الأخطاء والتركيز عليها لتفادي تكرارها مرة أخرى من خلال توثيق نتائج العمل بشكل مستمر والتعرف على الإخفاقات التي تمت وأسبابها ما يساعد في حصر المشاكل والأخطاء التي أدت إلى هذه الإخفاقات، وبدون القيام بهذه الإجراءات سوف تتكرر الأخطاء ولن تتمكن الشركة من تحسين الأداء بالشكل المطلوب.

الالتزام بالجدول الزمني للمشروع

يعد الالتزام بالجداول الزمنية للمشروعات وإطار تنفيذها من أهم الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار أثناء مرحلة التخطيط وبعد التنفيذ، حيث أن تسليم المهام في الوقت المحدد يعكس مدى الجدية والقدرة على الإنجاز.

مهام المسؤول عن إدارة المشروعات

يعتبر الموظف المسئول عن إدارة المشروع من أهم العناصر التي يقوم عليها نجاح المشروع أو فشله، لذا فإن المهام التي يقوم بها متعددة تتمثل فيما يلي:

• العمل على تحديد نطاق المشروع.
• تحديد المهام الخاصة بكل فرد من أفراد فريق العمل في المشروع.
• القيام بوضع الجداول الزمنية الخاصة بأداء المهام الخاصة بكل موظف حسب نوع وظيفته.
• تحديد الموارد المالية اللازمة للمشروع لاستكمال نشاط العمل.
• وضع الميزانية العامة للمشروع منذ إنشائه والتأكد من أنها كافية لتلبي جميع المتطلبات الخاصة بالمشروع من كل الجوانب.
• إخطار الإدارة العليا في المشروع بكافة التطورات المتعلقة به سواء التقدم في الأداء أو الفشل في أي جانب من جوانبه وتقديم تقارير مفصلة حول الفشل وأسبابه بالتعاون مع الإدارات المختصة مما يضمن عدم الوقوع في الأخطاء مرة أخرى.

تابع المزيد: الأنشطة المحظورة في المشاريع الصغيرة

أقسام إدارة المشروعات

بعد أن تعرفنا على أهمية إدارة المشاريع بشكل مفصل نتعرف هنا على أنواع الأقسام الخاصة بهذه المشروعات من حيث منهج العمل ومن حيث مجال الاختصاص أيضا

من حيث مجال العمل:

تنقسم إدارة المشروعات من حيث المجال إلى:

• مؤسسات الطاقة التي تعتمد في تطوير مشروعاتها على الاستغلال الأمثل للطاقة.
• مجال البرمجيات الذي تعتمد فيه الإدارة على تحديث البرامج.
• التسويق والذي تعتمد فيه المشروعات على تسويق منتجاتها أو خدماتها.

من حيث المنهج:

أما من ناحية منهج العمل فتنقسم الشركات إلى:

• منهج Lean الذي يعتمد على تقديم مشروعات قيمة.
• منهج الشلال وهو من المناهج الشائعة التي تستخدم في المشروعات التقليدية.
• منهج سكروم ماستر الذي يفيد في إضفاء النظام على المشروعات.
• منهج أجايل يستخدم في المشروعات التي تشهد تطورات مستمرة وتغيرات.

في النهاية تعرفنا على أهمية إدارة المشاريع بشكل جيد وآثار ذلك على نجاح المشروعات.

أسئلة شائعة