تعتمد معظم المؤسسات والشركات حاليًا على نظام إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية من أجل القيام بتشغيل أعمالها، والذي يتضمن مجموعة من البرمجيات والتقنيات التي تساعد على إدارة المعلومات بشكل متطور، مما يساعد بشكل كبير على تتبع الشئون المالية والإدارية وخطط العمل بشكل فعال يتماشى مع التطور التكنولوجي الكبير الذي أصبح يسود كل المجالات في قطاع الأعمال والمال.
محتويات المقالة
مفهوم إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية
يقصد بهذا المفهوم هو عملية التنظيم والمشاركة والمراجعة والتخزين للمشاريع الرقمية بشكل أكثر فعالية يؤدي إلى التحكم فيها والسيطرة عليها بالشكل المطلوب.
وتشمل المشاريع الرقمية مجموعة الفيديوهات والصور ومقاطع الصوت وكافة المستندات التي تعمل من خلال مدخلات وموارد رقمية وتنتج أيضا مخرجات رقمية ويتم استخدامها بشكل إلكتروني، ومثال على ذلك:
- عمليات تصنيف الأصول بشكل هرمي تساعد على تحديد الأولويات.
- إمكانية قيام المستخدمين من خلالها بالبحث عن الأصول الرقمية المخزنة واستعادتها بسهولة.
- إتاحة تتبع الإصدارات الخاصة بالأصول والحصول على الإصدار الصحيح.
أهداف استخدام إدارة الأصول الرقمية
يتساءل البعض ما هي الفائدة التي تعود من إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية، وفيما يلي نوضح أبرز هذه الفوائد:
تقليل التكاليف
لا شك ان الأصول الرقمية في أي مؤسسة تعد بمثابة استثمار كبير، لذلك فإن الحد من تكاليفها وتحسينها من خلال تجنب عمليات الشراء الغير مهمة واستخدام الأصول ذاتها بشكل جيد يقلل من إهلاكها على المدى الطويل فكل هذا يساعد المؤسسات على تحسين قراراتها بشأن تحديث الأجهزة واستخراج تراخيص البرمجيات مما يحسن الإدارة المالية.
أقصى كفاءة في التشغيل
يمكن اعتبار إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية وسيلة فعالة في تحديد كمية المخزون وتتبع كفاءة الأصل ويساعد على تقليل مدة توقفه وتخصيص الموارد بشكل أفضل، بالإضافة إلى تسهيل عمليات الصيانة وعمل التحديثات اللازمة، وكل هذا يؤدي في النهاي إلى تحسين الإنتاجية ورفع كفاءة التشغيل.
إدارة المخاطر
تعمل إدارة الأصول الرقمية بشكل جيد على إدارة المخاطر المتعلقة بالأصل أيضًا من خلال متابعة التراخيص والامتثال للقوانين والمعايير الخاصة بها، مما يقلل من التعرض للمخاطر القانونية والعقوبات وبالتالي يجنب المؤسسة الإضرار بسمعتها في السوق بالإضافة إلى إمكانية التعامل مع الثغرات الأمنية واختراق البيانات بالشكل الصحيح.
اتخاذ القرارات الصحيحة
من خلال إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية بشكل فعال يمكن للمؤسسة اتخاذ قرارات سليمة بشأن فرص الدمج او إمكانية التحديث التكنولوجي اعتمادًا على المعلومات الخاصة بتكاليف الأصول وعمرها الافتراضي ومدى القدرة على تشغيلها.
تأمين الأصل
تساعد الإدارة الرقمية للأصول أيضا في تحقيق الأمن السيبراني وحماية البيانات والحفاظ على المخزون من خلال التحقق من تحديث الأصول في الوقت الصحيح بأفضل شفرات الأمان وأحدثها وبالتالي الحد من المخاطر المرتبطة بالبرامج غير المرخصة.
أنواع إدارة الأصول الرقمية
هناك العديد من أنواع إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية التي يمكن تصنيفها وفقًا لنطاق التركيز عليها، وهي:
إدارة أصول البرمجيات
وهي إحدى العمليات التي تهدف إلى إدارة الأصول بشكل كامل يتيح استخدام البرمجيات بشكل كفء داخل المنظمة وعمل التراخيص الخاصة بها مما يحقق الامتثال للقوانين المتعلقة بالتراخيص وذلك من خلال فحص التراخيص الموجودة بالفعل ومقارنتها بما يجب عليه.
ويتم تتبع البرمجيات واستخدامها مما يساعد في تحديد البرامج الغير مرخصة أو التي تحتاج تجديد الترخيص مما يحقق الأمان والامتثال.
إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات
وهي عملية تهدف إلى فهم طرق الاستخدام الفعالة للأصول التقنية في المؤسسة بما فيها السيرفرات والحواسب الآلية وأصول الاتصالات والشبكة وغيرها، ويمكن دعم إدارة هذه الأصول من خلال بعض الأدوات البرمجية التي تساعد في تتبع المخزون وإدارة التراخيص ووضع التقارير المالية وغيرها بطريقة فعالة تساعد في النهاية على تقليل تكاليف الأصل.
تابع المزيد: كيفية بدء التجارة الالكترونية وإنجاحه
مسؤوليات إدارة الأصول الرقمية
هناك مجموعة من المسؤوليات التي تتضمنها عملية إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية والتي يجب ان يتم تنفيذها بدقة حتى يمكن تحقيق أفضل النتائج في الحد من المخاطر والحفاظ على الأصول بما يسمح بتوفير الموارد التكنولوجية اللازمة لعمل المؤسسة، ومن أهم هذه المسؤوليات ما يلي:
- في البداية من المهم أن يتم تحديد نوعية الأصول المطلوب إدارتها لجمعها سواء كانت هذه الأصول ملموسة مثل الأجهزة أو غير ملموسة مثل البرامج.
- تأتي المسئولية الثانية والمهمة وهي البدء في تسجيل هذه الأصول من خلال فريق العمل داخل قاعدة بيانات وأن يتم توثيق المعلومات الخاصة بكل أصل مثل الرقم التسلسلي وحالة الأصل وقيمته المادية،وغيرها من التفاصيل المتعلقة به.
- تتبع الأصل منذ بداية تواجده في المؤسسة وحتى انتهاء عمره الافتراضي هو مسئولية هامة يجب الحفاظ عليها من خلال القيام بعمليات الصيانة والتحديث والتجديد، وحت التخلص منه نهائيا بعد انتهاء صلاحيته.
- تتبع رخص البرمجيات والتحقق من الامتثال لشروطها وتجنب الوقوع في المخالفات.
- تحليل استخدامات الأصول وتحديد الفرص المتاحة إجراء عمليات تحسين الوصول لأعلى كفاءة إنتاجية.
- يجب على فرق التخطيط في المؤسسة متابعة الموازنة وتخصيص الموارد اللازمة للأصل.
- تطبيق إجراءات متعلقة بالأمان لحماية الأصل من أي تهديدات يتعرض لها.
- جدولة مواعيد الصيانة الدورية للحفاظ على الأصل من التهالك المبكر.
- بعد انتهاء العمر الافتراضي للأصل يجب التخلص منه بطرق مفيدة مثل إعادة التدوير أو البيع كخردة.
بهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية هذا المقال الذي تناولنا من خلاله كيفية إدارة الأصول التكنولوجية والرقمية وأهمية ذلك للمؤسسات.
أسئلة شائعة
ما هي وظيفة إدارة الأصول؟
تهدف إدارة الأصول إلى زيادة قيمة المحفظة الاستثمارية والتي تساعد على تحمل المخاطر والقدرة على إدارة أصول الشركة بكفاءة.
ما هي الأصول المالية؟
هي الأدوات التي تمثل حقوق الملكية والمطالبات المالية وهي تشمل مجموعة من الأدوات مثل الأسهم والسندات والشهادات المالية والعقود الآجلة والسلع وغيرها
