إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع وخطوات تأسيس مكتب إدارة المشاريع

لا شك أن إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع من أكثر الأشياء التي تحتاج لها الشركات والمنظمات، حيث أن هذه المنظمات تحتاج إلى إدارة المشاريع وضمان نجاحها وتفوقها، وذلك هو السبب الأساسي لإنشاء مكتب إدارة المشاريع، وفي الفترة الأخيرة زاد عدد المشاريع بشكل ملحوظ، ويعتبر المكتب أداة حيوية تتمكن من خلالها التعامل مع مختلف المشاريع وإدارتها في نفس ذات الوقت، بمعنى أن مكتب إدارة المشاريع هو المسؤول عن كافة الجوانب التي تشارك في إدارة كافة المشاريع والمناهج التي يتم استخدامها، كما أنك من خلال إدارة المشروع ستتمكن من الحفاظ على الجودة وخدمة العملاء في كل مشروع.

إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع

إن إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع من العمليات الهامة التي يجب إجرائها، حيث أن مكتب إدارة المشاريع أو مكاتب المشاريع بشكل عام عبارة عن هيكل تنظيمي يتم استخدامه وفقًا لبعض المعايير الموحدة للبرنامج أو كافة عمليات الحوكمة الخاصة بالمشروع، بالإضافة إلى التسهيل من عملية مشاركة المنهجيات والموارد والتقنيات والأدوات أيضًا.

يعتبر مكتب إدارة المشاريع هو مفتاح المنظمات الأساسية والذي يتم من خلاله إدارة كافة المشاريع بشكل صحيح وسليم، بالإضافة إلى التحقق من أن المشروع يلبي كافة أهدافه في الوقت اللازم، وفي الميزانية المحددة.

خطوات تأسيس مكتب إدارة المشاريع

في ظل الحديث عن إسناد وتشغيل مكتب المشاريع وعلمنا أن إدارة المشاريع من الأشياء الأساسية التي تساهم في نجاح المشروع بشكل كبير سنذكر لكم من خلال ما يلي الخطوات اللازمة لتأسيس مكتب إدارة المشاريع، وهي:

1. القيام بالعديد من التقييمات في الوقت الحالي.
2. تطوير الخطط التنفيذية وذلك بناءً على عملية التقييم.
3. إنشاء مكتب إدارة المشاريع أو ما يعرف بـ PMO، بالإضافة إلى الهيكل التنظيمي كافة المنهجيات والأدوات الأخرى.
4. تشغيل مكتب إدارة المشاريع، بما في ذلك بناء الكفاءات والتطوير بشكل مستمر، وإدارة الموارد بشكل عام.

بذلك قد نكون ذكرنا لكم كافة الخطوات اللازم لعملية تأسيس مكتب إدارة المشاريع، ولكن هذه الخطوات ليست كافية ولا تحتوي على أكبر قدر من المعلومات والتفاصيل يمكنك الاستفادة منه، ولذلك سنشرح لكم كل خطوة بالتفصيل من خلال ما يلي:

اولًا: إجراء التقييم للوضع الراهن

تعتبر هذه الخطوة من أهم الخطوات التي يجب إجرائها وذلك عندما يتعلق الأمر بإعداد مكتب لإدارة المشاريع، وفي هذه الخطوة سيتم تحليل وتقييم الوضع الحالي، وذلك من خلال التحقق من وجود أي نقاط ضعف أو فجوات في المنهجيات أو أدوات إدارة المشاريع الأساسي.

ويجب عليك أيضًا أن تدرك كافة الأهداف والغايات التي ستجعلك تنشيء مكتب إدارة المشاريع، وذلك لكي تضمن أن تعد مكتب إدارة المشاريع بشكل صحيح وسليم، وإن عملية التقييم بشكل عام تساعدك في تحديد كافة الأمور التي تحتاج إلى إنجازها وتحسينها بكل وضوح وشفافية.

بعد إجراء عملية التقييم ستتمكن من اختيار نموذج مكتب إدارة المشاريع المناسب لكي تتمكن من تنفيذه في الشركة أو المؤسسة التابعة لك، كما أنه هناك العديد من الأنواع من مكاتب إدارة المشاريع، وسنذكر لكم أبرز ثلاثة أنواع، وهما:

• Supportive.
•  Directive.
• Controlling.

ثانيًا: تطوير خطط التنفيذ بناءً على التقييم

من بعد إجراء عملية التقييم للوضع الحالي لإدارة المشاريع في المؤسسة أو المنظمة أو الشركة التابعة لك بإمكانك الآن النظر بنطاق أوسع مستقبليًا، كما أنك ستتمكن من معرفة كافة الأهداف والغايات الخاصة بمكتب إدارة المنهجيات والمشروع والعمليات والأدوات التي تحتاج إلى عمليات التطوير والتحسين، و وفقًا إلى النتائج يجب عليك التخطيط لكي تقوم بما يلي:

• تطوير دليل مكتب إدارة المشاريع PMO ويشمل هذا الدليل كافة العمليات والسياسات والإجراءات أيضًا.
• تطوير كافة نماذج مكتب إدارة المشاريع.
• تطوير هيكل مكتب إدارة المشاريع بالإضافة إلى الوصف الوظيفي.

تابع المزيد: تخصص إدارة المشاريع

ثالثًا: تأسيس مكتب إدارة المشاريع PMO بما في ذلك المنهجيات والأدوات

في ظل الحديث عن إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع، نجد أن كل ما عليك القيام به في هذه الخطوة هو أن تنفذ الخطة التي قوم بإنشائها، وإنشاء مكتب إدارة المشاريع، حيث أن مكتب إدارة المشاريع جاهز، وتم تحديد كافة الأدوار، كما أن كافة السياسات والإجراءات والعمليات أصبحت جاهزة، وبالنهاية لم يتبقى سوى خطوة التنفيذ، ولكي تتمكن من تنفيذ مكتب إدارة المشاريع يجب عليك إتباع ما يلي:

اختبار مكتب إدارة المشاريع

في صدد الحديث عن إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع ، يجب عليك في هذه الخطوة اختبار مكتب إدارة المشاريع من خلال تحديد المشاريع التجريبية وتوثيق كافة الدروس المستفادة بالإضافة إلى إطلاق برنامج PMO التجريبي.

 تشغيل مكتب إدارة المشاريع

في هذه الخطوة يجب عليك البحث عن خطة تواصل مميزة وتنفيذها، كما يجب عليك تنفيذ خطة إدارة التغيير، بالإضافة إلى تنفيذ كافة تقارير الحوكمة لكافة المشاريع، وتوجيه أصحاب المصلحة الآخرين إلى مكتب إدارة المشاريع.

يجب عليك أيضًا أن تخطط وتتبع إدارة الموارد بشكل عام، وإنشاء التقارير عن نهاية المرحلة والقيام بجمع كافة الإحصائيات ومقاييس الأداء أيضًا.

بذلك قد نكون تحدثنا عن إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع، وعلمنا أنك ستتمكن من خلال إدارة المشروع تحقيق كثيرًا من النجاحات والتطورات في المنظومة أو الشركة أو المؤسسة الخاصة بك.

الأسئلة الشائعة