كيفية تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي

يساعد تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي على الوجه المناسب لنوع المنشأة أساس التكامل بين الأهداف والمهمات التي تقوم بها الإدارات المختلفة في تلك المنشأة، ويعبر الهيكل التنظيمي عن تسلسل الأقسام المتعددة التي توجد في المنشآت من أول الرئيس التنفيذي ثم يندرج تحته المديرين مرورًا بكل الموظفين الموجودين في الشركة، أما الوصف الوظيفي هو تحديد كافة المهمات التي تقع في مسؤولية كافة الموظفين بناء على مسمياتهم في الهيكل التنظيمي.  

تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي

تنظيم وإدارة الشركات بشكل أكثر كفاءة من أكثر الأمور المعقدة والمتشابكة التي يجب القيام بها بأعلى درجة من الاحترافية حتى يتم الوصول إلى الأهداف الموضوعة من قبل الشركة، ولتحقيق ذلك يجب تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي بشكل واضح ما يمكن كافة الموظفين في الشركة من معرفة المهام المنوطة بهم بالشكل الذي يضمن تنفيذ المهمات بدقة وسهولة الرقابة والمراجعة على التنفيذ.

الهيكل التنظيمي

الهيكل التنظيمي هو ذلك النظام الذي يحتوي على التسلسل الخاص بكل الإدارات الموجودة في المنشأة من أول أعلي منصب حتى الأقل، ويتم تحديد عدد الموظفين في تلك الإدارات بشكل هرمي متسلسل وسوف نقوم نعرض أهم الخصائص التي يحتويها أي هيكل تنظيمي في كل المنشآت باختلاف الأنشطة الخاصة بها، وفيما يلي أهم هذه الخصائص:

التنظيم

يجب أن يكون الهيكل التنظيمي للمنشأة منظم بالشكل الذي يمكن الجميع من تحديد الوظيفة الخاصة به وعلاقة الإدارات المختلفة ببعضها البعض لسهولة متابعة الأداء والرقابة الشاملة على التزامهم بالمهمات الخاصة بهم.

التسلسل

يجب أن يراعى عند تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي أن يكون متسلسل بالشكل الذي يساعد الموظف على فهم طبيعة العمل والحدود التي يجب عليه الالتزام بها، ومعرفة من يرأسه بشكل مباشر ليعرف إلى من يتم التوجه عند وجود استفسار أو حتي شكوي.

إيضاح التسلسل الهرمي بشكل مفهوم

يجب أن يعرف كل موظف التسلسل الهرمي للإدارة التي ينتمي إليها، ففي حالة الحاجة إلى سؤال مسؤول يجب عليك الاتصال بالرئيس الخاص به في إدارته والتواصل العامري يضمن عدم تداخل الإدارات المختلفة فيما بينها، فيتم التواصل مع الرئيس المباشر ثم يتم تصعيد الأمر من رئيسه إلى الرئيس الخاص برئيسه بما يضمن السير السليم لمجريات الأمور.

يجب أن يكون رسمي

التعامل بين الإدارات داخل الهيكل التنظيمي يجب أن تتم بالشكل الرسمي والمكاتبات الرسمية المثبتة، لضمان عدم حدوث أى مشكلات في المستقبل، ويجب تضمين ذلك في تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي وتوضيحه.

 التتبع ومعرفة جوانب القصور للتصليح

من السهل في المؤسسات التي تمتلك هيكل تنظيمي احترافي معرة أي مشكلات طارئة نظرا لتوزيع المهام والإدارات بشكل يتناسب مع حجم الأعمال الخاصة بالمنشأة، ويسهل الحل لمعرفة مكان الخلل في أي إدارة والتواصل المباشر مع رئيسها والرقابة على موظفي تلك الإدارة بالتحديد.

الوصف الوظيفي

هو ذلك المستند الذي يوضح طبيعة ومهمات كل وظيفة والصلاحيات التي تمنح للموظف في المستوى الوظيفي الخاص به، وتمثل أهمية الوصف الوظيفي في توضيح التوقعات التي ينتظر تحقيقها من قبل الموظف، وتعتمد عليها المنشآت الباحثة عن إنجاح خطط العمل الخاصة بها لتحقيق بعض النتائج منها:

• تحديد القدرات الخاصة بكل وظيفة لتسهيل اختيار الموظفين القادرين على تحقيق النتائج المرغوبة من تعيين الموظف في هذا المكان وتلك الإدارة.
• تحديد الأجر الخاص بالموظف في هذا المستوى الإداري بشكل عادل بما يتناسب مع المهمات التي تطلب منه.
• إتاحة التدريب الخاص بتلك الإدارة بما يتناسب مع المهمات الخاصة بالوظيفة.

مكونات الوصف الوظيفي

يتكون الوصف الوظيفي من عناصر تضمن تحديد المهمات المطلوبة من كل موظف داخل المنشأة وتحديد الأجر مقابل تنفيذ تلك المهمات، ويجب أن يحتوي الوصف الوظيفي على النقاط التالية:

• يجب أن يحتوي الوصف الوظيفي على المسميات الواضحة لكل وظيفة.
• تندرج تحت كل وظيفة مجموعة المهمات المطلوبة من الموظف الذي يتم تعيينه في تلك الوظيفة.
• وضع أهم المؤهلات والخبرة اللازم توافرها في الموظف الذي يتم تعيينه في تلك الوظيفة.
• الخصائص الشخصية للموظف قادرة على تحديد إمكانية تنفيذه المهمات المطلوبة منه، لذا يجب الاهتمام بوضع المؤهلات الشخصية الواجب توافرها عند التعيين بشكل واضح.
• يتضمن الوصف الوظيفي فرص الترقي والدورات التدريبية لهذا المستوى عن طريق الشركة والأجر والحوافز والجزاءات.

تابع المزيد: مهام مدير إدارة المشاريع

ما هي أهم معايير بناء الهيكل التنظيمي للمؤسسات المختلفة؟

عند تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي يجب أن يتم مراعاة العديد من الاعتبارات التي تلبي أهداف تلك المنشأة، ومن أهم تلك المعايير:

• الأهداف الخاصة بالمنشأة ونوع الأعمال التي تتم من خلالها.
• حجم المنشأة وعدد العاملين لتنفيذ الأعمال لتحديد إذا كان من الأفضل تقسيم الإدارات إلى أقسام أو لا يحتاج العمل إلى ذلك.
• يجب أن يتوافق الهيكل التنظيمي والوصف مع الثقافة الخاصة بالمنشأة.
• تحديد المهارات التي تلزم تنفيذ السياسات بوضوح.
• ضبط العوامل المؤثرة على المؤسسة مثل التكنولوجيا والتغييرات الاجتماعية.

يعد تصميم الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي من أول خطوات نجاح أي منشأة لما تحققه من تسلسل مهام بما يضمن معرفة كل موظف المهمات الخاصة به، والقدرة على العمل بناء على نظام محدد يضمن كافة الحقوق والواجبات.

الأسئلة الشائعة