عملية توزيع المهام على فريق العمل تعتبر ليس مجرد وظيفة إدارية، بل أنه استثمار لنجاح المشروع الخاص بك، حيث يجب على كل فرد معرفة دوره ويساعد بفعالية على تحقيق الأهداف، كما يجب على قائد فريق العمل إجراء مجموعة من الأدوار لكي تكون قيادته فعالة، وأهمها هو عملية توزيع المسؤوليات والمهمات على أعضاء الفريق، وذلك يتم بعد ما يتم معرفة مهارات كل موظف ونقاط الضعف والقوة فيه، ومن خلال مقالنا هذا سوف نتعرف على كيفية توزيع المهام وأهميته، وأبرز الأدوات المستخدمة.
محتويات المقالة
توزيع المهام على فريق العمل
عملية توزيع المهام على فريق العمل هي عبارة عن مهمة يقوم بإجرائها قائد الفريق، حيث أنه يقوم بتكليف كل عضو من أعضاء الفريق بالمهمات المطلوبة منها لإنجاز المشروعات بشكل جيد.
لكي يتم ضمان نجاح توزيع المهمات على فريق العمل يجب على القائد اكتشاف الخبرات ونقاط الضعف والقوة الإمكانيات التي يمتلكها كل عضو بالفريق، فبالتالي يعطي كل عضو المهمات التي تتناسب مع نقاط قوته، ويركز على علاج نقاط الضعف عن طريق منح فرصة تعلم للتطوير.
تعتبر تلك العملية مهمة جداً ولا غنى عنها، وذلك لأنها تساهم في تعزيز الإنتاجية وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية للمشروع، وتلبية كل التوقعات المطلوبة والمحددة.
أفضل طريقة لتوزيع المهام على فريق العمل
توزيع المهام على فريق العمل يحتاج إلى فهم الفريق، وتحديد الأهداف، إضافة إلى توصيل المهمات بشكل واضح، تحديد المواعيد النهائية، وأيضاً مراقبة التقدم، ولكي تصبح عملية تحديد مهمات فريق العمل بالمشروع فعالة يجب اتباع الخطوات الآتية:
تحديد أهداف واضحة
قبل أن يكلف القائد أعضاء فريقه بالمهمات المطلوبة يجب عليه أن يقوم بتحديد أهداف واضحة أولاً، لضمان إتمام المهمات بنجاح.
فهم أعضاء الفريق
من أهم العوامل التي تسهل عملية توزيع المهمات هي فهم نقاط الضعف والقوة في أعضاء الفريق، وعلى أساس ذلك يتم تكليف كل عضو بالمسؤوليات والمهمات المطلوبة منه، وأثناء تلك المرحلة يجب الاستفسار عن اهتمامات كل عضو بالفريق.
إيصال المهام بفاعلية
بعد اختيار كل عضو من أعضاء الفريق للمهمة التي تتناسب معه، فتأتي خطوة توصيل كل التعليمات المطلوبة للمشروع، وفي تلك المرحلة القائد يستفيد من مهارات التواصل الفعال التي يتمتع بها في توضيح طريقة إجراء الأعضاء بالمهمات المطلوبة.
تحديد مواعيد نهائية للمهام
من المهم أن يتم تحديد مواعيد نهائية للمهمات التي يتم تكليف أعضاء المشروع بها، حيث أن هذا الأمر سوف يساهم في إتمامهم لهذه المهمات من قبل ميعاد استحقاق المشروع.
مراقبة تقدم الفريق
يلزم على قائد الفريق أن يكون مطلع على تطوير المشروع بشكل دائم عن طريق مراقبة التقدم الذي يتم إحرازه، والذي يجعله يتمكن من تقديم المساعدة للفريق عندما يحتاجوا لذلك، وبعد ما يتم إعلام أعضاء الفريق بالمهمات المطلوبة منهم، يلزم المحافظة على قنوات التواصل معهم، وذلك مع مراعاة طلب وتقديم التعليقات أثناء تقييم المشروع.
أبرز أدوات توزيع المهمات على فريق العمل
بعد ما تعرفنا على أفضل طريقة لتوزيع المهمات على فريق العمل، سوف نتعرف على أهم الأدوات المستخدمة في توزيع المهمات من خلال النقاط التالية:
برنامج Hive
برنامج Hive يعد من أكثر أدوات توزيع المهام انتشار، حيث أنه يتمكن أي فريق مهما كان حجمه من استعماله لإدارة المهمات المقبلة، وتكليف كل أعضاء الفريق بمهامهم.
عن طريق برنامج Hive تتمن من توزيع وإنشاء المهمات من رسائل البريد الإلكتروني ومذكرات الاجتماع ورسائل، إضافة إلى توزيع المهمات على المستخدمين الخارجيين والداخليين، وكذلك تتبع الوقت وتوافر الموارد.
برنامج Todoist
الأمر الذي يميز أداة Todoist أنها تساعد أعضاء الفريق في الإطلاع على كل المهمات التي تم تكليفهم بها بمكان واحد.
كما يتمكن المستخدمين سواء كانوا من الفريق أو بشكل فردي من إدارة المشاريع والمهمات باستعمال تلك الأداة.
إضافة إلى أن تلك الأداة تتميز بالسرعة والسهولة في الاستخدام، كما يمكن استعماله بإنشاء الأسئلة الفرعية والمهمات المتكررة، وأيضاً في التعليق على المشاريع.
برنامج ProofHub
تتمكن كل الفرق من كل الصناعات والأحجام من استعمال ذلك البرنامج لإدارة المهمات والتعاون الجماعي، حيث أنه يعطي فرصة التحكم بأعضاء الفريق بشكل شامل، فبالتالي من الممكن أن يتم تفويض المهمات وتلقي كل تحديثات التقدم بالوقت الفعلي عندما يتم إدارة أنشطة المشروع.
كما يتم استعماله في إنشاء قوائم المهمات وتقسيم كل مهمة لأسئلة فرعية أصغر وتكون أكثر قابلية للإدارة، إضافة إلى أنه يشتمل على مخططات Gantt لتصور المهمات والتخطيط لها.
أهمية توزيع المهام على فريق العمل
أهمية توزيع المهام على أعضاء الفريق والموظفين في المشروع تتمثل في النقاط التالية:
- توزيع المهام على الموظفين بشكل جيد يساهم في تحسين كفاءة المشروع.
- عن طريق توزيع المهمات على الفريق تتمكن من مراجعة قائمة المهام.
- كما أنه يساهم في تحسين إنتاجية المشروع.
- إضافة إلى رفع الروح المعنوية.
- يساعد على زيادة التعاون بين كل أعضاء الفريق.
تابع المزيد: التخطيط الاستراتيجي وأهدافه وفوائده ومتطلباته والمهام الأساسية
جدول توزيع المهام على الموظفين
جدول توزيع المهمات يعتبر من أبرز الأدوات التي يستعملها قائدين الفرق عند إدارة المشروعات لتحديد مسؤوليات وأدوار كل عضو في الفريق على حسب مهاراته وخبراته والموارد المتوفرة، وهو عبارة عن نظام مصفوفة تفصيلي يرسم هذه الأدوار، كما أنه يضمن كل مهمة لها صاحبها الذي يكلف بها، فبالتالي يزيل الغموض والالتباس المتعلقين بمهام الفريق.
من مزايا جدول التوزيع أنه يساهم في توفير الوقت الذي يتم استغراقه بتوزيع المهمات بشكل يدوي، فبالتالي يتوفر المزيد من الوقت للأنشطة الأخرى الرئيسية.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا والذي من خلاله تم التعرف على أهمية وطريقة توزيع المهام على فريق العمل.
أسئلة شائعة
ما الذي يجعل الفريق جيد؟
الذي يجعل فريق العمل جيد هو مهارات الاتصال والتعاون والاستماع النشط، إضافة إلى حل المشاكل.
ما أسس اختيار فريق العمل؟
التوازن، وامتلاك الشغف، إضافة إلى امتلاك المعرفة، والاستعداد للتضحية، والانضباط والتحلي بالمسؤولية.
