فوائد مكتب إدارة مشاريع (PMO) – 10 فوائد أساسية)

فوائد مكتب إدارة مشاريع من الأشياء الهامة، وهذا حيث أصبحت البرامج والمشاريع أكثر تعقيد وتشابك لأن فرق المشاريع أصبحت تكبر أكثر وأكثر ويعنى هذا حدوث تنوع كبير في طبيعة وثقافة الأفراد الموجودين فيها، وهذه التغييرات في بيئة المشروع فرضت على مدراء المشاريع استخدام نماذج وتقنيات وأدوات مختلفة لكن وجود عدد كبير من المشاريع في المؤسسة ومدير لكل مشروع يضع نماذجه وأدواته الخاصة لإدارة المشروع أدى إلى إحداث نوع من الفوضى في إدارة المشروع، ومكتب إدارة المشروعات PMO يمكن أن يساعد تطوير الممارسات والمنهجيات القياسية المنظمة على تقديم مشاريع عالية الجودة باستمرار وكفاءة أكبر.

10 فوائد مكتب إدارة مشاريع PMO 

يمكن أن يؤدي وجود مكتب إدارة مشاريع في المنظمة إلى تحسين كيفية إدارة المشاريع وتوفير مزايا إضافية نتيجة لذلك، وفيما يلي سنذكر 10 فوائد لمكتب الإدارة التي يمكن أن تتوفر في مكتب إدارة المشاريع:

التوحيد القياسي 

يعتبر من أهم فوائد مكتب إدارة مشاريع PMO، ويمكن ل PMO أن يقوم بتوحيد نهج مشروعات المنظمة من خلال توحيد أساليبها وعملياتها، ويمكن أيضا أن يساعد التوحيد القياسي لمديري المشاريع من خلال وضع أسس لكيفية إكمال أعمال المشروعات وإجراءاتها، ويضمن التوحيد القياسي لكل تقرير نفس التنسيق ونفس أنواع التفاصيل. 

اقرأ المزيد: أدوات مكتب إدارة المشاريع ومميزاتها لصاحب العمل

نتائج متسقة ودقيقة

يمثل هذا العنصر أهم فوائد مكتب إدارة مشاريع PMO، يمكن أن يكون التوحيد مفيد بشكل خاص إذا واجه فريق العمل صعوبات أثناء تنفيذ المشروع، ويمكن أن تساعد المعايير التي وضعها مكتب إدارة المشاريع الفريق في إزالة الصعوبة ومحاولة إحراز تقدم.

انخفاض التكاليف

يؤدي تحسين الدقة إلى فائدة إضافية تتمثل في انخفاض تكاليف المشاريع، ومع وجود تقديرات دقيقة للوقت والمال والمواد اللازمة للمشروع، مما يقلل من إمكانية إجراء مراجعات أو تعديلات في منتصف المشروع، مما قد يؤدي إلى زيادة التكاليف غير المدرجة في الموازنة.

التوافق مع الأهداف التنظيمية

 يعتبر من أهم فوائد مكتب إدارة مشاريع PMO، ويمثل أهم وظيفة لمكتب إدارة المشاريع في تحديد توافق المشروع مع أهداف المنظمة طويلة الأجل، ويمكنه أيضا إلغاء المشروع.

تسهيل إنجاز المشروع

يمكن لمكتب إدارة المشاريع تسهيل إكمال المشروع من خلال السماح لمديري المشاريع والفرق بالتركيز على تنفيذ الخطة واستكمال التسليمات وتلبية المعالم، بينما يتعامل مكتب إدارة المشاريع مع الأنشطة الخلفية للتوثيق وإعداد التقارير والتواصل والتحليل.

مركز المعرفة

يمكن أن يعمل PMO الخاص بالمنظمة كمركز للمعرفة بأشكال مختلفة، بصفته مركز التنسيق لجميع مشاريع المنظمة، وبالتالي يمكنه توجيه الفرق إلى أصول العمليات التنظيمية من دروس مستفادة التي يمكن أن تسهل إكمال المشروع.

البيانات المركزية

أن PMO هي وحدة تخزين لجميع بيانات المشروعات داخل المنظمة، ويمكن للمركزية تبسيط جهود الفرق في تحديد موقع البيانات التي يحتاجونها، كما أنه يحافظ على الرؤية لجميع أصحاب المصلحة حول تفاصيل المشاريع.

التدريب والتوجيه والإرشاد

يتمكن مكتب إدارة المشاريع في تحديد المواهب القيادية العليا بين مديري المشاريع والمساعدة في تطويرهم من خلال التدريب والتوجيه والإرشاد، يوفر مكتب إدارة المشاريع الدعم المهني الذي ينتج موظفين ومديرين مشاريع ذوي مهارات أفضل.

ضمان الجودة

يمكن لمكتب إدارة المشاريع حفاظ على ضمان الجودة من خلال تقديم منظور فريد لأداء المشروع، ويمكن لوجهة النظر من خارج المشروع في كثير من الأحيان تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

اتخاذ قرارات أفضل

يقوم مكتب إدارة المشاريع بمنح كمية من المواد المرجعية، التي يمكن أن يكون لها قيمة في حالة حدوث اضطراب أو أي عقبة في المشروع.

اقرأ المزيد: منهجية برنس2 (PRINCE2) في إدارة المشاريع: العمل في البيئة المحكمة

ما هو مكتب إدارة المشاريع؟

يمكن التعرف على فوائد مكتب إدارة مشاريع PMO من خلال تعريف مكتب إدارة المشاريع، والهدف الأساسي لمكتب إدارة المشاريع هو توحيد الإجراءات التي تنفذ بها المنظمة مشاريعها.

يمكن أن يكون وجود مكتب إدارة المشاريع مفيدا للمؤسسات التي تدير عددا كبيرا من المشاريع أو تتابع مشاريع تتضمن أقساما كثيرة. يمكن لمكتب إدارة المشاريع أيضا المساعدة في التحكم في نفقات المشروع من خلال تخصيص الموارد والحفاظ على الشفافية من خلال العمل كقناة للتواصل، وتشمل المسؤوليات الأخرى لمكاتب إدارة المشاريع ما يلي:

1. تحديد أولويات المشاريع فيما يخص الأهداف الاستراتيجية للمنظمة.
2. إدارة موارد المشروع وحل المشكلات الخاصة بالموارد.
3.  الحفاظ على بيانات المشروع وتحديثها والإبلاغ عنها لأصحاب المصلحة.
4.  الحفاظ على الوثائق لكل مشروع.
5. الإشراف على التقدم المحرز في مشاريع المنظمة.
6. دعم الفرق والمديرين العاملين في المشاريع.

ما هي أنواع مكتب إدارة المشاريع؟

كما تختلف فوائد مكتب إدارة مشاريع PMO وتختلف أنواع مكتب الإدارة نفسه، قد تختلف الخصائص المحددة لمكتب إدارة المشاريع اعتمادا على المنظمة التي يعمل فيها والأهداف التي يهدف إلى تحقيقها، من خلال الخصائص التي تكون مشتركة بين العديد من مكاتب إدارة المشاريع بحيث يمكن تنظيمها كما يلي:

الداعم Supportive

يقوم مكتب إدارة المشاريع الداعم بجمع وتخزين معلومات جميع مشاريع المنظمة ويقدم الدعم حسب الحاجة ويقوم بممارسة القليل من السيطرة على المشاريع المختلفة، وبدلا من ذلك، يلعب دورا استشاريا أكبر لضمان اتباع الفرق لأفضل الممارسات ولديهم المعرفة التي يحتاجونها للبقاء على المسار الصحيح.

اقرأ المزيد: إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع وخطوات تأسيس مكتب إدارة المشاريع

التوجيهي أو الموجه Directive

من خلاله يمكن التعرف على فوائد مكتب إدارة مشاريع PMO، لأن مكتب إدارة المشاريع التوجيهي يقوم بتوجيه مشاريع المنظمة بالكامل، وممارسة مستوى عال من الرقابة الإدارية، ويقوم بتعيين مديري المشاريع للمشاريع، ويتلقى تقارير من هؤلاء المديرين ويكون مسؤولا عن نتائج كل مشروع، ومن خلال العمل كسلطة مركزية للمؤسسة في المشاريع. 

وفي نهاية المقال قد تحدثنا عن 10 فوائد مكتب إدارة مشاريع PMO وأيضا أنواع مكتب إدارة المشاريع وتحدثنا أيضا عن تعريف مكتب إدارة المشاريع بشكل مختصر وسريع.

أسئلة شائعة؟