كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية والتي تكون عبارة عن مستند رقمي بثبت معاملات بيع المنتجات والخدمات للعملاء مما يجعلها بديل عالي الكفاءة والفاعلية للفواتير الرقمية، حيث لا تتطلب تلك الفواتير طباعة أو الإدخال اليدوي للبيانات بجانب أنها تحسن من جودة الفواتير ودقة المدفوعات.
كذلك تكون عملية إصدارها سهلة للغاية ويمكن إرسالها والوصول إليها عبر البريد الإلكتروني أو عن طريق البوابة الإلكترونية الخاصة بالشركة، حيث تكون الفاتورة الإلكترونية سبب أساسي في نجاح كل رائد أعمال وصاحب شركة يرغب في تبسيط مهام عمله وزيادة كفائته، لذلك في حال كنت ترغب في التعرف على معلومات أكثر عن الفاتورة الإلكترونية وكيفية تطبيقها في الشركة الخاصة بك تابعنا حتى النهاية.
محتويات المقالة
كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية
يتسائل العديد من الأشخاص عن كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية والتي تعتبر وثيقة رقمية يمكن حفظها وتبادل بيانتها إلكترونياً لإثبات معاملات بيع المنتجات والخدمات، حيث أصبحت الفواتير الإلكترونية جزء لا يتجزأ من العمليات التجارية في الوقت الحالي لأنها تضمن سهولة العمليات المالية والامتثال للمتطلبات القانونية.
كما توفر الفواتير الإلكترونية الكثير من المميزات منها السرعة والدقة وتقليل المصاريف، ويمكن الإجابة على سؤال كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية مع التركيز على الأدوات والتقنيات التي تسهل تلك العملية وتضمن نجاحها على النحو التالي:
نظام إدارة الفواتير الإلكترونية
حتى تتمكن من إصدار الفواتير بشكل سليم وفعال يجب أن يكون لديك نظام مخصص لإصدار وإدارة الفواتير الإلكترونية سواء كان نظام برنامج قائم على الويب أو برنامج تم تثبيته محلياً على أجهزة الكمبيوتر.
شهادة الأمان الرقمية
تستعمل تلك الشهادة لتأمين اتصالات البيانات بين موقعك الإلكتروني وأجهزة العملاء بجانب أنها تضمن أمان المعلومات وحمايتها من الاختراق، كذلك يجب أن يكون لديك قاعدة بيانات آمنة لتخزين معلومات الفواتير الإلكترونية بشكل أمن ومرتب.
نظام التوقيع الرقمي
يستعمل هذا النظام لتوقيع الفواتير الإلكترونية بشكل أمن وقانوني بجانب أنه مهم للتحقق من هوية المرسل وتأكيد صح الفاتورة.
الامتثال للقوانين والتشريعات المحلية
يجب أن يكون نظامك متوافق مع القوانين والتشريعات المحلية المرتبطة بإصدار الفواتير الإلكترونية مثل الضرائب وحماية البيانات، كذلك في حال كنت توفر خدمات تتطلب دفع إلكتروني يجب عليك تكامل نظام الفواتير الإلكترونية مع بوابات الدفع الإلكتروني المعتمدة.
النسخ الاحتياطي والتحديثات الدورية
يجب أن يكون لديك إجراءات نسخ احتياطية مستمرة للبيانات والتحديثات الدورية للنظام والبرمجيات المستعملة لضمان استمرارية العمل بكفاءة وأمان، كذلك يجب أن يكون لديك دعم فني متخصص لمعالجة أي مشاكل فنية قد تواجهك أثناء استعمال نظام الفواتير الإلكترونية.
اقرأ أيضًا: كيفية البدء في التجارة الإلكترونية بتكلفة بسيطة
ما الذي تتضمنه الفاتورة الإلكترونية
واستكمالاً لحديثنا عن كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية سوف نوضح ما الذي تتضمنه الفاتورة الإلكترونية، حيث تشمل الفاتورة الإلكترونية على مجموعة من المعلومات المهمة التي تختلف باختلاف طبيعة عمل الشركة والمعاملة التي تقدمها ونوع المنتج أو الخدمة التي تصدرها الفاتورة، ويمكن عرض تلك المعلومات على النحو التالي:
- رقم الفاتورة.
- تاريخ إصدار الفاتورة.
- المعلومات الخاصة بالعميل والتي تتمثل في الاسم والعنوان وبيانات الاتصال.
- وصف المنتج المفوتر.
- المعلومات الضريبية مثل ضريبة المبيعات والقيمة المضافة ومبلغ كل منها.
- إجمالي المبلغ المستحق لكل فاتورة.
- معلومات عن تاريخ وطريقة دفع الفاتورة.
- بيانات عن أي أرقام مرجعية مثل أرقام أوامر الشراء أو العقود.
- معلومات إضافية مثل عنوان الشخص أو عنوان التحويل.
فوائد استخدام الفاتورة الإلكترونية
وبعد التعرف على كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية سوف نوضح فوائد استخدام الفاتورة الإلكترونية، حيث لا تقتصر فائدة الفاتورة الإلكترونية على تقليل الورق بل هي أداة تساعد الشركات على تحقيق الكفاءة والفاعلية في الكثير من المجالات، ويمكن عرض فوائد استخدام الفاتورة الإلكترونية على النحو التالي:
- توفير الوقت: يستغرق إرسال ومتابعة الفواتير الإلكترونية وقتاً أقل مقارنة بالفواتير الورقية مما يجعلها توفر وقت كبير لأعمال أخرى مهمة.
- الكفاءة: تساهم الفواتير الإلكترونية في جعل عملية الفوترة أكثر سهولة وإدارة الفواتير بشكل أكثر كفاءة وفعالية بحيث يمكن للشركة تتبع الفواتير بسهولة والوصول إليها من أي مكان في أي وقت.
- توفير التكلفة: تقلل الفواتير الإلكترونية من التكلفة الإجمالية للفوترة لأنها تقلل من الورق المستعمل في الطباعة والبريد، كذلك يكون تخزين الفواتير الإلكترونية أقل تكلفة من تخزين الفواتير الورقية.
- دقة البيانات: تشمل الفواتير الإلكترونية على خاصية التحقق الألي والحد من الأخطاء البشرية مما يحسن من دقة البيانات.
اقرأ أيضًا: 21 فكرة رائعة لمشاريع إلكترونية مربحة بدون رأس مال
نصائح لحماية الفاتورة الإلكترونية
وفي صدد حديثنا عن كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية سوف نعرض بعض النصائح المهمة لحماية الفواتير الإلكترونية من أهمها التواصل المستمر مع فريق الأمان الخاص بك والتحقق من أن كافة الإجراءات المتعلقة بالأمان محدثة ومعمول بها، ويمكن عرض تلك النصائح على النحو التالي:
- استعمال برامج محدثة: يجب عليك التأكد من استعمال أجدد إصدارات البرامج وتطبيقات الفواتير الإلكترونية نظراً لأن البرامج المحدثة تشمل على أحدث التحديثات الأمنية التي تحافظ على أمان بياناتك.
- تعزيز الأمان على الشبكة: يجب عليك استعمال تقنيات الأمان على الشبكة مثل جدران الحماية والتشفير وتقنيات الحماية من الفيروسات لتأمين بيانات الفواتير الإلكترونية.
- التدريب والتوعية: تأكد من توفير التدريب اللازم للموظفين حول أفضل التقنيات الأمنية والسلوكيات المحددة التي يجب اتباعها عند استعمال الفواتير الإلكترونية.
بمعرفة كيفية تطبيق الفاتورة الإلكترونية يمكن القول أن الأمر يمثل نقلة نوعية في عالم الأعمال والمالية، إنها ليست مجرد استبدال للفاتورة الورقية، بل هي ثورة شاملة تغطي جوانب عديدة من العمليات التجارية، فمن خلال تبني هذه التقنية الحديثة يمكن للشركات والمؤسسات تحقيق العديد من الفوائد.
الأسئلة الشائعة
هل ترسل الفاتورة الإلكترونية بصيغة pdf؟
نعم، يتم إرسال الفاتورة الإلكترونية بصيغة pdf.
ما هي طرق الدفع التي تستخدمها لسداد الفواتير الإلكترونية؟
هناك العديد من الطرق المستخدمة لسداد الفواتير الإلكترونية منها الدفع على الإنترنت والدفع عبر حوالة برقية والدفع عن طريق الشيك المصرفي.
