مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI (مصفوفة راسي) في إدارة المشاريع

تعرف مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI بأنها المخطط الذي يستخدمه مديري المشروعات في توزيع المهام المختلفة على أعضاء فريق المشروع، وبذلك يستطيع كل عضو من أعضاء الفريق فهم الأدوار الخاصة به والمسؤوليات التي يجب عليه أن يتحملها، والمطلوب إنجازها في الوقت المحدد، ويوضع هيكل المصفوفة “RACI” في شكل الجدول الذي يحتوي على أعمدة تتمثل في الأنشطة أو المهام، أيضاً مع وجود وصف مختصر لكل مهمة.

تفسير مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI

تفسير مصفوفة RACI: هي تكون نوع من مصفوفات RAM من الناحية العملية تقوم بتحديد المسؤوليات في إدارة المشروعات، هو يعتبر جدول بيانات بسيط يقوم بعرض كل المسؤولين في المشروع ومستوى مشاركتهم في جميع المهام، وتحليل كلمة RACI: هي مكونة من أربعة حروف (R، A، C، I) حيث يمثل كل حرف دور من أدوار فريق العمل المخصص لهم، وتمثل تلك الحروف هذه الكلمات الآتية:

حرف الـ R يكون اختصار لـ Responsible

وهو الشخص المنفذ الذي يقوم بالعمل حتى يكمل المهمة ومن الممكن أن يكون مجموعة من الأشخاص أي فريق العمل، لابد أن يكون لكل مهمة في المهام شخص واحد على الأقل مسؤول عنها، وكلن عادة ما يكون المنفذين هم المطورين أو فريق العمل أو غيرهم من المبدعين.

حرف الـ A يكون اختصار لـ Accountable 

وهو يكون الشخص المسائل أو المسؤول، حيث يكون هو الشخص المسؤول في مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI حيث يفوض المنفذين ويقوم بمراجعة العمل في المشروع، وتكون مهمته هي التأكيد علي أن الشخص أو فريق العمل يكون على دراية بأهداف المشروع ويعمل بشكل مناسب ويقوم بالانتهاء من العمل في الوقت المخصص، ولابد أيضاً أن يكون لكل مهمة شخص واحد وهو الذي يكون مسؤولا فقط وليس أكثر من ذلك، وفي الأغلب يكون المسؤول في فريق المشروع أو يكون في دور قيادي أو إداري، ويكون هو المسؤول عن التدابير والقرارات.

حرف الـ C يكون اختصار لـ Consulted 

هو الشخص المستشار وهو يكون من الأشخاص الذين تتم استشارتهم، وأيضاً يقدمون مداخلات، وأيضاً يقدمون تعليقات عن الأعمال التي يتم إنجازها بالمشروع، فلابد على المديرين وأيضاً فريق المشروع استشارة أصحاب المصلحة قبل البدء في مهمة الحصول على مدخلات المشروع والاحتياجات الخاصة به، في حالة أن واجه أصحاب المصلحة بعض المشكلات أو إذا كان لديهم مقترحات للقيام ببعض التغييرات، فيجب عليهم إبلاغ المستشار.

حرف الـ I يكون اختصار لـ Informed 

وهو يكون الشخص المُخطر وهو من الأشخاص المطلعين بالتقدم الذي يحدث في المشروع ولكن لا يتم أخذ الاستشارة منهم وتعريفهم بكل معلومه، إنهم فقط بحاجة إلى معرفة ما يحدث لأنه من الممكن أن يؤثر عليهم، لكنهم ليسوا من الذين لهم دور في القرار في هذه العملية، ولكن في الأغلب تكون الأطراف المطلعة من خارج فريق المشروع وفي الغالب أيضاً من أقسام مختلفة.

فوائد مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI

مصفوفة RACI هي أداة شائعة بشكل كبير في إدارة المشاريع لأنها تقوم بتوفير الوضوح وأيضاً تحدد التوقعات، تسمح أيضاً مصفوفة RACI للموظفين بالمشاركة بشكل أعمق بكثير في المشروع، وأيضاً تناسب كل موظف في الفريق الخاص بك فئة من الفئات الخاصة بمصفوفة RACI، ويساهم هذا في الحد من الارتباك حول العمليات والملكية، وهذا بدل من توضيح التوقعات والمسؤوليات، ويمكن أيضاً لزملائك في الفريق القيام بالتركيز على أدوارهم، ولكن لابد لك أن تعرف أن ليس كل المشاريع بحاجة لاستخدامها، هذه قائمة بالفوائد التي تحصلها عند استخدام مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI:

حل الصراعات

 تعمل مصفوفة RACI على الحد من فرص الخلاف التي من الممكن أن تحدث بين الإدارة والموظفين، بالنظر إلى أن كل موظف يمتلك الدور الخاص به المحدد بكل وضوح، فإنهم يعرفون نطاق المسؤوليات الخاصة بهم وإلى من يمكن أن يوجهوا أسئلة التي من الممكن أن تراودهم.

زيادة الكفاءة

في حالة استخدام مصفوفة RACI يعمل على زيادة كفاءتك، حين تقوم باستخدام مصفوفة RACI فإنها تقوم بالتسهيل من إقامة الاجتماعات ذات جداول الأعمال الواضحة والتي لا تتسم بالإطالة، ستقوم بدعوة أصحاب المصلحة إلى الاجتماعات الخاصة بك وأنت على ثقة تامة بأنها لن تكون مضيعة لوقتهم.

تابع المزيد: تحليل القوى الخمس لبورتر Porter

استخدامات مصفوفة RACI

يصبح إطار عمل مخطط مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI مفيد بشكل كبير لأي مشروع تقريبًا مثال: في حالة إنشاء هذه المقالة يكون الكاتب هو الطرف المنفذ ن ويكون المحرر هو المسؤول عن التدقيق في المقالة، ومن الممكن أيضاً أنهم قاموا باستشارة المدير وأخصائي الـ SEO، ولكن يكون مخطط الـ RACI مفيد بشكل اكبر في المشاريع المعقدة وتستغرق وقت طويل التي من الممكن أن تشمل العديد من أصحاب المصلحة والمعالم والمهام.

وذلك خصوصاً إذا كان العمل يتسم بالتداخل، مثال: انك من الممكن أن تطلب برمجة نظام داخلي في هذه الحالة فريق التصميم والبرمجة سوف يعملون معاً على المهام بشكل متوازي وهذا سيؤثر في كل مهمة من ناحية العمل في المبيعات والتسويق والتمويل وتطوير الأعمال، وتتطلب أيضاً التغييرات الهيكلية والتكاليف الرئيسية والجداول الزمنية مدخلات وموافقة من الإدارة العليا.

فيقوم مديري المشروعات في أكثر الأحيان بعمل مخطط مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI لتفادي فقدان هذه التفاصيل الهامة وأيضاً لضمان التواصل الواضح مع جميع جهات العمل طوال المشروع.

وإلى هنا نكون قد عرضنا عليكم كل المعلومات التي تخص مصفوفة الصلاحيات والمسؤوليات RACI حتى تكون قادر على التعرف عليها عن قرب.

أسئلة شائعة