مكتب إدارة المشاريع (PMO) وتطبيقه في المؤسسات الحكومية في السعودية

يساعد مكتب إدارة المشاريع (PMO) العديد من المؤسسات فى حل الكثير من التعقيدات والمشاكل حيث تجد المؤسسات صعوبات مشتركة في إدارة المشاريع والتي ينتج عنها عدم القدرة على تنفيذ تلك المشاريع ضمن الموازنة والجداول الزمنية المحددة مما تؤثر على مخرجات هذه المشاريع وعدم رضا العملاء ومن هنا ظهرت فكرة مكاتب إدارة المشاريع بمثابة حل لتلك الإشكاليات والصعوبات التي تواجها المشاريع، وأصبح لها دور كبير ومتزايد في حل تلك المشاكل لذا سنتعرف فى هذا المقال عن كل ما يتعلق بإدارة المشاريع. 

تعريف مكتب إدارة المشاريع (PMO)

مصطلح PMO هو اختصار لكلمة Project Management Office وهى تعني باللغة العربية مكتب إدارة المشاريع كما تعرف مكاتب إدارة المشاريع بأنها بنية أو أنها أقسام داخل المؤسسات يتم فيها توجيه كل ما يتعلق بعمل المشاريع وبرامج المؤسسة وإدارتها ضمن صلاحياته، ووظيفته هي تحسين أداء ونتائج إدارة المشاريع، ومساعدة مدراء المشاريع في تحقيق كل أهداف المشاريع كما يتم التعامل مع المشاريع المتنوعة والمختلفة على أنها محفظة (Portfolio) مشاريع وتدار بشكل متكامل.

اقرأ المزيد: حوكمة ومنهجيات إدارة المشاريع في 2024

أهم أعمال مكتب إدارة المشاريع 

هناك العديد من مهام مكتب إدارة المشاريع وهي تتمثل في التالي: 

1. إدارة محفظة المشاريع: من خلال العمل على تشكيل فريق كامل من بداية من مدراء البرامج الذين يمتلكون القدرة على إدارة عدة مشاريع متصلة وذات علاقة في وقت واحد وتخصيص كافة الموارد الخاصة لها.
2. تقييم إعداد ومتابعة كل مشروع من حيث التكلفة وتحقيق الأهداف وتحقيق استراتيجيات المؤسسة.
3. دعم المشاريع فنعمل على تقديم الدعم والتوجيه لفرق إدارة المشاريع ومخازن المعلومات (Data Center) للمشاريع التي تحتوي على جميع التفاصيل وبيانات المشاريع الحالية والسابقة لتسهيل عملية الوصول إلى معلومات عنها فى المستقبل.
4. منهجية موحدة: إيجاد مرجعيات موحدة لإدارة جميع مشاريع المؤسسة.
5. التدريب والتطوير: يجب التخطيط لتنفيذ احتياجات الفريق من تدريب وتطوير مهارات وبناء قدرات.

أنواع مكتب إدارة المشاريع (PMO) المناسب لمؤسستك

صنفت مكاتب إدارة المشاريع (PMO) إلى 5 أنواع وهي كالتالي:

1. مكتب اداري (Departmental): وهذا المكتب يدعم وحدات أعمال أو أقسام محددة.
2. مكتب خاص بمشاريع محددة (Project-specific): يعمل هذا المكتب على أشراف ونجاح المشروع المحدد.
3. مكتب استراتيجي (Strategic): يعمل هذا المكتب على الأشراف على عمليات تغيير المؤسسات الرئيسية.
4. مكتب دعم المشروع (Project-support): يعمل هذا المكتب على معالجة المهام الإدارية لتسريع إنهاء المشروع.
5. مركز التميز (Center of Excellence): يعمل على تدريب وتطوير لمدراء المشاريع.

اقرأ المزيد: إسناد وتشغيل مكاتب المشاريع وخطوات تأسيس مكتب إدارة المشاريع

أفضل مكتب إدارة المشاريع (PMO)

هناك الكثير من الخدمات التى يقدمها أفضل مكتب ادارة المشاريع (PMO) وتطبيقه في المؤسسات الحكومية في السعودية وهي تتمثل في التالي:

• ضمان توافق المشاريع مع استراتيجية المنظمة.
• ترتيب الاستثمارات بالمشاريع حسب الأولويات لضمان تسليم المشاريع التي يتوقع لها قيمة أكبر فى الأولوية.
•  القدرة على الاستمرار فى تحسين أداء إدارة المشروعات وقدراتها مع مرور الوقت على إدارة المشاريع.

أهمية مكتب إدارة المشاريع (PMO)

مكتب ادارة المشاريع(PMO) له أهمية كبيرة وذلك لأنه يضيف قيمة إلى المنظمة من خلال التالي:

• مساعدة المكاتب على فهم “الصورة الكبيرة” لمحفظة تغيير أعمالها.
• توفير إطار عمل لصنع القرارات حتى يتم إطلاق المشروع والبرامج المناسبة فقط.
• توفير إشراف مستقل لإنجاز الأمور.
• توفير كافة الضمانات والتدريبات وتوجيه الموظفين لضمان تنفيذ المشاريع والبرامج بشكل جيد.
• توفير المعلومات لتمكين قرارات مدروسة من قبل الإدارة العليا.
• الحد من مخاطر فشل المشروع.
• تحسين المساءلة التنظيمية وصنع القرار والشفافية.
• تحسين إدارة المخاطر والمواضيع في المشاريع.
• ترتيب استثمار الموارد حسب الأولوية في المشاريع.
• تعزيز قدرة المنظمة على التنفيذ والتسليم.
• إحداث التغيير بشكل أكثر فعالية.
• ضمان ثقة الأطراف المعنية وسمعة المؤسسة.

اقرأ المزيد: منهجية برنس2 (PRINCE2) في إدارة المشاريع: العمل في البيئة المحكمة

أنواع مكاتب إدارة المشاريع (PMO)

يوجد عدة أنواع وتصنيفات لمكتب إدارة المشاريع (PMO) ومن أهمها ثلاثة أنواع وهما كالتالي:

مكتب إدارة المشاريع الداعم Supportive PMO 

يقدم هذا المكتب الدعم في شكل تقديم أراء واستشارات عند الطلب كما يقدم الكثير من النماذج والمعلومات والدعم الفني والتدريب للفريق الذى يعمل بالمشروع دون فرض سيطرة أو تحكم على المشاريع وأنشطتها كما أن هذا النوع من المكاتب مناسب للمؤسسات التى تتميز بالنجاح فى كافة مشاريعها، ويتميز هذا النوع بمستوى سيطرة وتحكم منخفض على المشاريع وفرقها، إضافة إلى وجود معايير موحدة يتم اتباعها في كافة المشاريع.

مكتب إدارة المشاريع المسيطر Controlling PMO 

يعمل هذا النوع من المكاتب فى أطار عمل محدد للمؤسسة مما يستلزم التعديل والتحوير في الطرق المستخدمة وكذلك النماذج والطلبات ويفرض مستوى معين من التحكم والسيطرة على المشاريع والأنشطة الخاصة بها كما يستخدم هذا النموذج في المؤسسات التي ترغب في وجود ضبط للأنشطة والعمليات والإجراءات.

مكتب إدارة المشاريع Directive PMO 

يتميز هذا النوع من المكاتب بمستوى عالى وكبير فى التحكم بالمشاريع، وإدارتها بشكل كامل مع تقديم ما يلزم من دعم ومصادر، ويقوم المكتب فورا بالتعاقد مع المؤسسة على المشروع وتحديد مدراء.

 

وفى نهاية هذه المقالة نكون قد تعرفنا على أفضل مكتب إدارة المشاريع (PMO) وأهم أعماله وكيفية الاستفادة والتعامل مع هذه المكاتب. 

 

أسئلة شائعة