هل تعرف لماذا تعتبر منهجية برنس2 واحدة من أكثر المنهجيات شيوعًا في إدارة المشاريع؟ تستخدمها الشركات في أكثر من 100 دولة لإدارة مشاريعها بشكل رئيسي لأن المشاريع تعد العمود الفقري لأرباح المؤسسة وإيراداتها، لذا يتعين إدارتها بأفضل الطرق الممكنة لتحقيق هدفين رئيسيين ألا وهما إرضاء العميل وتحقيق أرباح جيدة للمؤسسة، وفي هذه المقالة سنتناول واحدة من أفضل ثلاث منهجيات رئيسية لإدارة المشاريع وهي منهجية PRINCE2.
محتويات المقالة
منهجية برنس2 (PRINCE2)
إن منهجية برنس2 (PRINCE2) هي اختصار لـ “Projects In Controlled Environments” والذي يترجم إلى “المشاريع في البيئات المحكمة” أو “المشاريع في البيئات الخاضعة للرقابة”، إذ تعتبر PRINCE2 منهجية لإدارة المشاريع ترتكز على تقسيم المشروع إلى مراحل أصغر وتزود مديري المشاريع بالمهارات الأساسية اللازمة لإدارة المشروع بفعالية.
كما تستخدم المنهجية بشكل رئيسي في المملكة المتحدة وأستراليا والدول الأوروبية وتركز على إدارة الموارد والمخاطر عبر تقسيم المشاريع إلى مراحل محددة وتحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، بالإضافة إلى تطبيق سبع عمليات لتنظيم دورة حياة المشروع.
تعتمد المنهجية على تنظيم المشروع في خطوات منطقية قبل البدء وفقًا لخطة مشروع تحافظ على تنظيمه خلال كامل دورة حياته عبر سبع عمليات تغطي جميع الأنشطة من البداية إلى النهاية، فضلًا عن أنه تعود أصول المنهجية إلى عام 1989 عندما طورتها بريطانيا بواسطة الوكالة المركزية للحاسبات والاتصالات (CCTA) وبعد تعديل منهجية سابقة تدعى PROMPT، غدت منهجية برنس2 في وقت لاحق مواصفة حكومية في المملكة المتحدة لإدارة مشاريع تقنية المعلومات.
القواعد السبعة لمنهجية برنس2 (PRINCE2)
تتضمن منهجية برنس2 PRINCE2 سبعة مبادئ أساسية يجب الالتزام بها لضمان صحة تطبيق منهجية إدارة المشروع وتتمثل هذه المبادئ فيما يلي:
- مراجعة جدوى المشروع بانتظام طوال دورة حياته للتأكد من استمرار قابليته للتطبيق.
- الاستفادة من سجل العمليات لتطوير المشاريع المستقبلية والعمليات.
- وضوح الأدوار في المشروع على أربعة مستويات تتضمن الشركة ومجلس إدارة المشروع ومدير المشروع وأعضاء الفريق.
- اتباع منهجية PRINCE2 في تنفيذ كل مرحلة وفقًا للخطة المحددة.
- تحديد كيفية التعامل مع الحالات غير المتوقعة من قبل مدير المشروع أو الفريق.
- الاهتمام بجودة المنتج النهائي.
- تكييف خطة المشروع لتناسب حجم وتعقيد وأهمية المشروع وأيضًا الوقت والمخاطر بدءًا من مرحلة البداية وحتى انتهاء المشروع.
اقرأ أيضًا: كيفية النجاح في عالم ريادة الأعمال
المحاور الرئيسية لمنهجية PRINCE2
لا بد عند إدارة مشروع باستخدام منهجية PRINCE2 من التركيز على المحاور الأساسية السبعة التالية:
- دراسة الجدوى (Business Case) إنشاء دراسة جدوى مفصلة عند بدء المشروع لتحديد كافة الجوانب الضرورية.
- المنظمة (Organization) تحديد واضح لمهام ومسؤوليات كل عضو في فريق العمل.
- الجودة (Quality) وضع معايير محددة للجودة والتخطيط لضمان تحقيقها.
- كذلك الخطط (Plans) إعداد خطة شاملة للمشروع باستخدام منهجية PRINCE2 لضمان النجاح.
- المخاطر (Risks) تحديد طريقة إدارة المخاطر المحتملة وتقليل تأثيراتها السلبية.
- كذلك التغيير (Change) وضع استراتيجية فعالة للتعامل مع التغييرات المحتملة في المشروع.
- التقدم (Progress) مراجعة مستمرة لخطة المشروع لضمان سيره في الاتجاه الصحيح.
اقرأ أيضًا: ما هي ريادة الأعمال الخضراء وأهم أهدافها
العمليات المتعلقة بمنهجية PRINCE2
تتبع منهجية برنس2 أسلوبًا منظمًا لإدارة المشاريع، حيث تحدد جميع خطوات المشروع منذ البداية وتعتمد على تقسيم المشروع إلى عمليات محددة مثل توظيف الفريق وتوريد الموارد وغيرها وتشتمل عمليات PRINCE2 على سبعة عناصر رئيسية تحدد كيفية إدارة المشروع خلال دورة حياته:
التحضير للمشروع
تبدأ إدارة المشروع بتقديم طلب للحصول على تفويض للمشروع من الشركة وعند الموافقة، يقوم الشخص المسؤول بتحديد التفاصيل اللازمة مثل الإجراءات وفريق العمل والموارد المطلوبة إذ تركز هذه الخطوة على تقييم جدوى المشروع وإعداد ملخص وحالة العمل وخطط مفصلة لكل مرحلة.
توجيه المشروع
يتحمل مجلس المشروع في هذه المرحلة مسؤولية توجيه مدير المشروع وتحديد الإجراءات اللازمة لتنفيذ المشروع.
بداية المشروع
يقوم مدير المشروع بإعداد خطة شاملة تتضمن التفاصيل الأساسية مثل التكلفة والجدول الزمني والمخاطر والنطاق، حيث يتم تضمين هذه الخطة في وثيقة بدء المشروع التي ترسل إلى مجلس إدارة المشروع للموافقة.
مرحلة المراقبة
بعد موافقة المجلس على وثيقة المشروع، يقسم مدير المشروع المشروع إلى مراحل تعرف بـ”حزم العمل” ويقوم بتفويض مديري الفرق بتنفيذها تحت إشرافه، كما يتم التواصل مع الفرق ومراقبة تقدم العمل ومعالجة أي مشكلات أو أخطاء قد تطرأ مع تقديم تقارير دورية عن التقدم إلى المجلس.
اقرأ أيضًا: أشهر أنواع نماذج الأعمال وكيفية اختيار بزنس مودل مثالي لنمو أعمالك
إدارة تسليم المنتج
يتأكد المدير خلال تنفيذ المشروع من أن المراحل المتقدمة تفي بمعايير الجودة المطلوبة ويخضع كل منها لمراجعة من قبل مجلس المشروع الذي يمكنه الموافقة أو طلب التعديلات.
إدارة حدود المرحلة
يقوم مدير المشروع ومجلس المشروع بتقييم جاهزية المشروع للانتقال إلى المرحلة التالية من خلال مراجعة الأداء والموافقة على الخطط الجديدة، إذ يشمل هذا إعداد تقرير من مدير المشروع عن الأداء وتحديث الخطة ومراجعة وموافقة مجلس المشروع على المرحلة الحالية والخطة المعدلة.
إغلاق المشروع
يقوم مدير المشروع بعد إتمام جميع المراحل ومراجعتها بإنهاء المشروع من خلال إصدار التقارير النهائية وإعداد الوثائق وتسليم المنتج النهائي كما تشمل الأنشطة الختامية تقييم المشروع والتوصية بإغلاقه رسميًا إلى مجلس إدارة المشروع.
وإلى هنا نكون قد تناولنا التحدث عن منهجية برنس2 (PRINCE2) والقواعد والمحاور الأساسية التي تتعلق بها.
الأسئلة الشائعة
ما هي منهجية PRINCE2؟
إن منهجية PRINCE2 هي منهجية إدارة المشاريع الأكثر شهرة في العالم والتي تساعد على إدارة المشاريع بشكل فعال.
ما الذي يجب أن يوضحه مشروع Prince2؟
يجب أن يكون لكل مشروع تحت منهجية PRINCE2 مبررات تجارية واضحة لذا ينبغي أن تتوفر لكل مشروع حالة عمل تُبيّن أن المشروع يحقق قيمة جيدة مقابل المال، حيث يجب أن يكون هناك سبب تجاري مقنع لبدء المشروع واستمراره مع وجود عائد ملموس على الاستثمار.
