في معظم الأوقات يتم التعامل مع نظام إدارة العقود بأنة أمر اعتيادي جدا، وأن هذا الأمر يشبه القيام بروتين معين ولكن في الحقيقة، يعتبر هذا الأمر من الأمور الهامة جدا ويمكن وصف إدارة العقود أنة من الأركان الأساسية، والذي يمكنك من رفع القدرة التنافسية لديك في الكثير من الأعمال الخاصة بالتجارة والأعمال التجارية المختلفة، حيث أنة بصفتك صاحب العمل ويعتبر المسؤول الأساسي عن إدارة العقود الخاصة بالمناقصات مع المستندات المهمة والتي لها صلة ويتم حفظهم معا بأي طريقة، حتي تسهل لك عملية الوصول إليها في أي وقت لذا إذا أردت أن تعرف أكثر عن إستراتيجية إدارة العقود، وما هي نصائح لتحسين إدارة العقود التي تساعدك على إدارتها بالشكل السليم تابع معنا.
محتويات المقالة
نصائح لتحسين إدارة العقود
من الشائع أن تقع الكثير من الشركات للفوضى، وعدم القدرة على عمل الخطط اللازمة لإدارة أعمالها وعلى الرغم أن هذه الشركات لو وضعت الخطط المناسبة لإدارة العقود المختلفة سيعمل ذلك علي تنظيم هذه الفوضى وكما أنها ستزيد من علامتها التجارية بشكل كبير جدا، وقانوني لذا من المهم أن تهتم هذه الشركات بعدد من نصائح لتحسين إدارة العقود والذي يعود عليها بالفائدة الكبيرة جدا.
مميزات تحصل عليها الشركات عند تحسين إدارة العقود
عندما تقوم الشركات المتعددة على تحسين إدارة العقود فيترتب عليه الكثير من المنافع التي تعود على هذه الشركات ومن المميزات التي تترتب على إدارة العقود التالي:
- تعمل إدارة العقود على ارتفاع الكفاءات المختلفة داخل المؤسسات، وذلك عند تحسين إدارة عقود هذه المؤسسات.
- يعمل علي جعل التفاوض والعقود سهل، وسلس وذلك من خلال تحديد الأحكام والشروط داخل هذه العقود.
- عندما تعمل على إدارة العقود بشكل جيد يترتب على ذلك تطورات العلاقات، وتسهيل عمليات التواصل بين الشركات والمشاريع المتعددة.
- عندما تقوم بتحسين إدارة عقود الشركة فيعمل ذلك على تنفيذ المشروعات المختلفة بشكل أحسن وذلك بسبب إتباع كافة الشروط والبنود والتي توجد داخل العقود المختلفة.
- يؤدي ذلك لسهولة معرفة وتحديد عمليات الدفع وعمليات الاستلام، والتي تتواجد داخل المشاريع
لذا من الأفضل للشركات أن تتابع نصائح لتحسين إدارة العقود حتى تزيد من كفاءة الشركة الخاصة بهم.
الخطوات الواجب إتباعها
هناك عدد من الخطوات التي يجب أن تقوم بإتباعها، والتي تعتبر من النصائح المهمة لذا يجب إتباعها والتي تكون كالتالي:
يجب أن تقوم بتحديد الاحتياجات
بما انك صاحب العمل أو المؤسسة فمن المهم جدا أن تكون على علم بالاحتياجات الخاصة بالمؤسسة التجارية الخاصة بك، ومعرفة الأهداف من هذه المؤسسة وبالتالي يمكن معرفة المخاطر والمشكلات التي يمكن أن تقابلك.
كل هذا الأمر يساعدك على عمل هذه الخطوات بالشكل السليم، وهو الاتصال بكافة الموظفين داخل المنشأة التجارية الخاصة بك وتطلب منهم بإعلامك بالمتطلبات جميعا.
كما أن التحديد للالتزامات الخاصة بالمؤسسة سيقوم بدور مهم عند اختيار الأفراد الذين يعملون على تلبية الاحتياجات التي تحتاجها المؤسسة كما تريد وأكثر.
الاهتمام بشكل العقد الذي تقوم بعمله مع الطرف الآخر
تضم إدارة العقود الأحكام والشروط المتنوعة الموجودة بالعقود لذا من المهم جدا، أن تعمل على وضع صيغ معتمدة ومتعددة والتي تكون مستعدة العقود الفورية، والتي تعكس متطلبات منشأتك كما هو المثال مثلا قم بعمل عقد للخدمات المهنية وقم بعمل عقد آخر صفقات الترخيصات فيكون صيغة العقد جاهزة.
يجب أن تقوم بعمل الخطط التي تعمل على تسهيل الإدارة الخاصة بالعقود، وبالتالي تتجنب عمل مشتريات أو خدمات غير ضرورية إلى البنود الخاصة بالعقود، التي تعمل على تعاقدها لصالح شركتك.
يجب أن تكون حريص دائما على عمل التحديثات الدائمة لنماذج العقود حتي تستطيع عمل المناقصات بشكل جيد.
يجب أن تقوم بالمفاوضات للعقود الخاصة بك
تحتاج هذه المرحلة أن تتعامل معها بذكاء كبير، ومهارة عالية تعتبر هذه الخطوة من الخطوات الصعبة بسبب احتمالية عدم إنجازها، حيث تعتمد هذه المرحلة على فن عمل المفاوضات مع الكثير من الأطراف.
كما أنة من الضروري معرفة القواعد الخاصة بالعقود، ويجب أن يكون لديك الكثير من المهارات التي التي تساعدك على كتابة القواعد بطريقة إبداعية.
كل هذا الأمر يحتاج منك عمل برنامج قوي، ومعتمد وذلك حتي تستطيع التحكم في كل العقود الخاصة بمؤسستك ويعتبر هذا الأمر من أهم نصائح لتحسين إدارة العقود.
اسعي للحصول علي موافقة أصحاب الأعمال
إذا كنت تعمل لدى شركة ناشئة، أو شركة كبيرة فستلاحظ أن الموافقة على إبرام العقود معك أمر صعب وليس بالسهولة الكبيرة التي يمكن أن تتوقعها.
لذا من المهم جدا أن ترجع إلي الإدارات المسؤولة عن تمويل المشاريع، وتسعى للحصول على الموافقة من أصحاب هذه الأعمال حتى لا تتعرض للمسؤولات وذلك إذا حدث أي خطأ غير مقصود والموجود بالنصوص الخاصة بالعقد.
بالإضافة إلي إلي أنك تعمل على توضيح كل المعطيات التي تخص العقود مع أصحاب الأعمال استثمر في توثيق العقود وعدم جعل هذه العقود تخضع لمراجعات مرة أخرى.
قم بعمل التوقيعات الخاصة بهذه العقود
في النهاية انه وقت الحصاد والذي سيعمل على ارتفاع الإيرادات الخاصة بالشركة والتحكم في كل ما تريده من الاحتياجات الخاصة بالمنشأة.
فلو كانت هذه الشركة في البلدان التي تعترف بالتوقيع الإلكتروني فكن حريص على عمل كل العقود على الطريقة الإلكترونية لأن هذه الطريقة تعتبر من أسهل الطرق، وأكثرها توفيرا للوقت ومن أكثر الطرق التي تضمن صحة التوقيع المنفذ.
أما لو كنت من البلاد التي تتبع الطرق التقليدية في توقيع العقود، فتأكد من عمل التوقيعات اللازمة والتي تؤكد صحة عقدك.
نصائح لتحسين إدارة العقود بشكل عام
هناك عديد من نصائح لتحسين إدارة العقود والتي تكون بشكل عام والتي تتمثل بالآتي
المراجعات للعقود الخاصة بك دائما
من الأمور المهمة أن تقوم بمراجعة عقودك الحالية بشكل دوري وذلك إذا كنت ترغب بأن تجعل مؤسستك تصل لأكبر، واعلي مستوي من الكفاءة فاحرص على عمل المقارنات أساليبك الحالية في إدارة العقود مع المؤشرات الخاصة بالأداء والتي تريد أن تصل إليها فعند العمل بهذا الإجراء.سيعطيك نظرة فاحصة مستقبلية عن كيف يمكن عمل إدارة العقود الخاصة بشركتك، والتي من المتوقع إبرامها مستقبلا.
تابع المزيد: ما المقصود بالتسوق عبر الإنترنت؟
مراقبة الأخطار الموجودة ببنود العقود
من الضروري جدا أن تكون العقود التي تعقدها، أو التي قمت بعقدها لا تحتوي على أي بنود خطرة والتي يترتب عليه الكثير من الخسائر، والتي يمكن أن تتعرض لها الشركة كما أن إذا كانت هناك بنود خطرة داخل العقود فلن تستطيع تجنبها بأي شكل من الأشكال لذا من الضروري أن تكون على علم بماهية هذه البنود الخطيرة وتعرف كيف تقوم بتخفيف الأثر الناتج عن هذه البنود.
وفي النهاية إذا كنت من أصحاب الشركات، وتريد أن تحسن كفاءة شركتك يجب أن تتبع نصائح لتحسين إدارة العقود والتي تعتبر من الأمور المهمة جدا بل أهم ركن في إدارة الشركات.
