تعتبر عملية الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل أنها من الأمور المهمة جداً التي يلزم الانتباه لها في جميع المنظمات، حيث تعد عملية تحسين حياة الموظفين أنها من المهام الرئيسية لقسم الموارد البشرية في أي منظمة، كما أن مرحلة الترحيب بالموظفين الجدد من المراحل المهمة في حياة الموظفين، وذلك لأنها تعطي الموظفين شعور متميز ورائع بقيمتهم في بيئة العمل، وأهمية عملهم بشكل معتدل وبدون مغالاة، ومن خلال مقالنا هذا سوف نتعرف على طريقة الترحيب بالموظف الجديد وإعداده إلى العمل.
محتويات المقالة
أهمية الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل
إن الطريقة التي تعمل بها على إستقبال الموظفين الجدد وطريقة تجهيزهم للعمل قد تؤثر بشكل مباشر على أداء الموظفين الجدد وأداء الشركة ككل، ومن خلال السطور التالية سوف نتعرف على أهمية الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل.
التحسين من الأداء والإنتاجية
- إن الهدف الأساسي من عملية الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل هو إشراك الموظف الجديد في دورة وقسمه والشركة ككل من اللحظة التي يبدأ بها العمل في الشركة.
- كما إن عملية الترحيب تساعد الموظفين الجدد على الوصول إلى مستويات إنتاجية أعلى وبشكل سريع.
التحسين من معدلات الاحتفاظ بالموظفين
- إن الترحيب بالموظف الجديد بطريقة لائقة ومرورهم بتجربة إيجابية في الشهور الأولى من العمل يجعلهم يشعرون بالتقدير والإحترام.
- كما أنهم يشعرون بأنهم جزء من تلك الشركة، وذلك ما يزيد من إمكانية الاحتفاظ بهم.
التحسين من ثقافة الشركة
- يعتبر الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل أنه فرصة قسم الموارد البشرية لإمكانية إيصال مهمة الشركة وقيمها ورؤيتها والسلوكيات المتوقعة للموظفين الجدد.
- كما تظهر لهم طريقة التفاعل مع الزملاء والمديرين، وكيف يتمكنون من التأثير بشكل إيجابي على الثقافة.
تقوية روح فريق العمل
- في وقت عملية الترحيب بالموظفين الجدد، يكون المديرين والموظفين مسؤولين عن مساعدة الموظف الجديد في التعرف على عمله وأيضاً المشاركة فيه.
- إن الترحيب بالموظفين الجدد والتواصل بين الزملاء ونقل المعرفة يساعد على تنمية روح العمل الجماعي في الشركة.
تابع المزيد: إستراتيجيات تحسين تجربة الموظفين
قائمة إجراءات الترحيب بالموظفين الجدد
تعد عملية الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل أنها من الأمور الضرورية جداً التي يجب الانتباه لها في جميع المنظمات، ومن خلال السطور التالية سوف نعرض قائمة إجراءات الترحيب بالموظفين الجدد:
إرسال بريد إلكتروني إلى الموظف الجديد
قم بالترحيب بالموظف الجديد برسالة بريد إلكتروني تحتوي على تاريخ البدء والوقت والموقع وأيضاً طبيعة الملابس التي يجب عليه ارتدائها وكذلك المستندات التي قد يحتاج إحضارها معه في أول يوم.
إرسال بريد إلكتروني إلى كافة الموظفين
قم بتقديم الموظف الجديد قبل أن يبدأ في اليوم الأول في العمل من خلال إرسال بريد إلكتروني إلى الموظفين الحاليين يشمل اسم الموظف الجديد والمسمى الوظيفي وأيضاً تاريخ الإنضمام للعمل وبيانات الاتصال الخاصة به.
تجهيز المكتب للموظف الجديد وأي أغراض لازمة
يجب طلب جهاز حاسوب للموظف الجديد أو أي معدات أخرى يمكن أن يكون في حالة لها، وقم بإنشاء بريد إلكتروني له جديد، كما أنه يجب تحضير كل لوازم المكتب التي يكون في حاجة لها.
الترحيب بالموظف الجديد
قم بالترحيب بالموظف الجديد في أول يوم له في العمل وقم بتقديمه إلى الموظفين الحاليين، وقم بجولة سريعة مع الموظف الجديد في كافة أنحاء الشركة.
يجب تقديم أي وثائق لازمة
يجب التقديم للموظف الجديد أي مستندات قد يحتاج لقراءتها، والتي منها سياسات وإجراءات مكان العمل، وأيضاً سياسات الأمن والسلامة، وقواعد السلوك.
تنظيم اجتماع مع المدير للموظف الجديد
يلزم أن يشرح المدير المباشر للموظف الجديد تفاصيل دوره، والوصف الوظيفي له، وأيضاً التوقعات وخطة التطوير الوظيفي.
تنظيم الدورات التدريبية
يلزم جدولة دورات تدريبية تكون منتظمة للموظف الجديد، وذلك في خلال الأسابيع الأولى له، كما يجب التوصية بأي قراءات مفيدة مرتبطة بوظيفته.
المتابعة
عملية الترحيب لا تقتصر على الأسابيع أو الشهور الأولى من التوظيف فحسب، بل إنها تستمر لمدة عام واحد، حيث تساعدك الاجتماعات والمراجعات بشكل منتظم مع الموظف الجديد على ضمان أن كل شيء سوف يسير كما هو متوقع، كما يمكن تحديد أي مجالات للتحسين.
منح الموظف الجديد مهام سهلة بعض الشيء
المعروف أن الفترة الأولى للموظف الجديد بشكل دائم ما يتخللها العديد من المخاوف والتوتر والقلق، فلذلك من الأفضل إعطاء الموظف الجديد مهمات ومشاريع سهلة بعض الشيء بحيث يكون النجاح والتميز فيها ممكن بدون العديد من المتاعب والعقبات، وذلك في سبيل تخفيف حدة تلك المخاوف ومساعدته على التأقلم والتكيف مع بيئة العمل الجديدة بالنسبة له عوض عن العمل في مهمات صعبة وفيها العددي من التحدي، حيث أن ذلك الأمر الذي يجعل عملية اندماجه وتكيفه من أكثر الصعوبات.
ابحث له على شريك
يجب اعتماد مبدأ الشراكة الوظيفية مع الموظف الجديد، بمعنى أنه يتم اختيار واحد من أعضاء فريق العمل الذين يمتلكون مهارات وخبرات كافية في مجال عمل الموظف الجديد، وذلك ليكون مساعد له في خلال الشهر الأول من الالتحاق بالعمل، فبالتالي يجب على ذلك الموظف المتابعة معه بشكل يومي وتوجيهة وتزويده بأي استفسارات أو توضيحات يمكن أن يحتاجها، لكي يتعرف على بيئة العمل ويكون مؤهل لمتابعة العمل بمفرده.
ذلك نظام جيد للتعامل مع الموظفين الجدد ويستخدم في العديد من الشركات والمشاريع حول العالم، فإنه يعمل على تسهيل عملية فهم بيئة العمل على الموظف الجديد ويسهل علية فهم ثقافة الشركة وطبيعة المهام التي يعمل عليها وطريقة تنفيذها بفعالية كبيرة، إضافة إلى ضمان أنه يكتسب الخبرات الكبيرة بسرعة وبكفاءة برفقة الموظف المساعد.
إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا والذي من خلاله تم التحدث عن الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل، كما عرضنا قائمة إجراءات الترحيب بالموظفين الجدد.
أسئلة شائعة
ما مفهوم التوظيف؟
يعتبر التوظيف أنه عملية جذب وتحديد الأشخاص المرشحين المحتملين، لوظيفة شاغرة محددة في المنظمة.
ما مراحل دورة حياة الموظف؟
تشمل مراحل دورة حياة الموظف كل الخطوات التي يمر بها الموظفين في حياتهم المهنية، منها التوظيف، والإعداد، والتدريب، والمشاركة، وأيضاً التطوير.
