التنبيه الشفوي في العمل: دليلك الشامل لإجراءات التنبيه الشفوي للموظف

إن التنبيه الشفوي في العمل هام للغاية حيث يحتاج كافة المديرين إلى توجيه تنبيهات شفوية للموظفين نتيجة تقصير أو إهمال أو غياب أو تأخير أو أي سبب آخر يسبب ضرر على مصلحة العمل، لذلك يعد التنبيه الشفوي أحد أقوى وأهم أشكال الإجراءات التأديبية المعتمدة في تنبيه الموظفين على تحسين أدائهم في العمل وتغيير سلوكياتهم، ومن خلال مقالنا هذا سوف نتعرف الإجراءات الخاصة بإصدار تنبيه شفوي، وغيرها العديد من التفاصيل.

التنبيه الشفوي في العمل

من الجدير بالذكر أن التنبيه الشفوي في العمل يعتمد على قيام المدير بالتعامل مع موظفين الشركة بشكل شفوي لتسليط الضوء على القضايا الغير ملائمة والمزعجة سواء في السلوك أو في الأداء الغير جيد.

وهناك نوعين من التنبيه الشفوي، هما:

أولًا: التنبيهات الشفوية الرسمية

حيث أنها تتم عن طريق اجتماع تأديبي بشكل رسمي، وفي ووقتها يتم وضع التنبيه الشفوي بشكل كتابي، وبعد ذلك يتم إرساله إلى الموظف لتبليغه بالأمر. 

ثانيًا: التنبيهات الشفوية غير الرسمية

ويتم إجراء محادثة سرية بين المدير والموظف ويخبر المدير الموظف بأنه يلزم أن  يتوقف عن شيء ما، حيث أن التنبيه الشفوي يعد المرحلة الأولى من العملية التأديبية.

أمور يلزم مراعاتها عند تجهيز نموذج عقوبة تنبيه الموظف

بعد أن تعرفنا على التنبيه الشفوي في العمل في الفقرات السابقة لابد أن نتعرف على أهم الأمور التي يلزم مراعاتها في تجهيز نموذج عقوبة تنبيه الموظف من خلال التالي:

• عند كتابة خطاب إنذار الموظف يجب تعيين اسم المرسل والمرسل إليه بشكل سليم، وأيضًا تحديد السلوك السيئ الصادر من الموظف، كما يلزم أن يتم توضيح العقوبات المتوقعة.
• يجب اعتماد لهجة مهذبة ومؤدبة في كتابة خطاب الإنذار للموظف.
• يلزم اعتماد صيغة مباشرة وواضحة في الكلام في خطاب إنذار الموظفين.
• في خطاب الإنذار يجب إدخال الحلول التي تساعد الموظف على تحسين سلوكياته وتساعده على التطوير من نفسه.
• يجب على إدارة الموارد البشرية القيام بإصدار وكتابة خطاب التنبيه للموظف لأنها الجهة المسؤولة عن مراقبة الأداء الوظيفي للموظفين في الشركة.
• عدد الإنذارات الموجهة إلى الموظف تصل إلى ثلاث إنذارات وكل واحد منها له طبيعة خاصة وإجراء معين، حيث يتم تحذير الموظفين بشكل شفوي وكتابي 3 مرات، وبعد ذلك يتم توجيه إنذار، وفي حالة أن لم يحسن الموظف من أفعاله فسوف يتم فصله بشكل نهائي من العمل.

طريقة إصدار التنبيه الشفوي في العمل

يعد الخطوات الأساسية لإصدار التنبيه الشفوي في العمل من الأمور التي يبحث عنها المديرين وأصحاب العمل الذين يريدون إصدار تنبيه شفوي للموظفين المقصرين كمرحلة أولية في الإجراءات التأديبية، وسوف نتعرف على خطوات تجهيز نموذج تنبيه شفوي فعال من خلال التالي:

الخطوة الأولى

تجميع الحقائق التي تثبت صحة ذلك الادعاء لإصدار التنبيه الشفوي، حيث تتم تلك الخطوة عن طريق عمل مقابلات مع الموظفين الآخرين، وأيضًا مراجعة سجلات الحضور، والتطلع على بيانات الأداء وغيرها العديد من الوسائل الأخرى.

الخطوة الثانية

يتم تبليغ الموظف بشكل رسمي بأنه سوف يتعرض إلى اجتماع تأديبي، مع التبليغ عن سبب ذلك الإجراء، حيث أن الإخطار يجب أن يحتوي على دعوة حضور الموظف للاجتماع التأديبي، وترك مجال للموظف للاستعداد في مدة تكون من ثلاث إلى خمس أيام.

الخطوة الثالثة

يتم عقد الاجتماع التأديبي في الوقت المتفق عليه، كما يتم السماح للموظف بإرفاق رفيق ليرافقه أثناء الاجتماع سواء كان ممثل نقابي أو زميل في العمل أو إحدى المسؤولين النقابيين، كما يمكن للمرافق النقاش مع الموظف أثناء الجلسة المنعقدة، وكذلك الرد على الآراء التي يتم تداولها في الاجتماع نيابة عن الموظف، وأيضًا تقديم تلخيص للقضية الخاصة بالموظف.

وصاحب العمل أثناء الاجتماع يشرح الهدف الأساسي لهذا الاجتماع، كما يقوم الموظف بالتعبير عن قضيته وتوضيح رأيه.

الخطوة الرابعة

يتم اتخاذ القرارات المناسبة وتوضيح الخطوات التالية للاجتماع، وذلك مع تأكيد تواجد سوء سلوك من الموظف أو لا، وبعد ما ينتهي الاجتماع بتأكيد خفض أداء الموظف عن التوقعات يجب على صاحب العمل الاطّلاع على السوابق التاريخية الخاصة بالموظف.

الخطوة الخامسة

سيتم التنبيه الشفوي في العمل للموظف في حالة أن تم تأكيد أداءه السيء للمرة الأولى، حيث يجب أن يتلقى الموظف مستند بالتنبيه الشفوي ويتم تخزينه مثل سجل مكتوب في الملف الخاص به.

الخطوة السادسة

يتم منح فرصة للموظف للاستئناف، حيث يتم ذلك في حالة أن وضح له أن الإجراء التأديبي الصادر ضده غير عادل، في هذا الوقت يستطيع الاستئناف على أن يتم الاطّلاع عليه بسرعة وبدون تأخير، وذلك مع أهمية التعامل مع الاستئناف بشكل حيادي من قبل فرد لا تسبق له المشاركة في القضية.

تابع المزيد: أهمية الترحيب بالموظفين الجدد

إيميل تنبيه للموظفين من خلال البريد الإلكتروني

يوجد بعض الأمور التي يجب مراعاتها عند إرسال إيميل تنبيه للموظف، وتلك الأمور هي:

• يجب اعتماد لغة بسيطة في الرسالة لكي يتمكن كل الأشخاص من فهمها.
• تفادي الألفاظ المسيئة في رسالة التنبيه والاعتماد على اللغة المؤدبة.
• يجب استخدام أسلوب الرسمي في خطاب الإنذار الموظف وتجنب اللغة العامية والرموز التعبيرية.
• كما يجب أن يكون نص الرسالة مباشر واضح.
• يجب ألا تتعدى رسالة البريد الإلكتروني الرسمية فقرتين، فيلزم أن تكون مختصرة وقصيرة.
• مراجعة الرسالة للتأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية أو مطبعية.
• عند إرسال الرسائل باللغة الإنجليزية لا تستعمل كل الحروف بالحجم الكبير، لأنها تستفز الموظف وتعطيه شعور بقلة الاحترام.

إلى هنا نكون قد وصلنا إلى ختام مقالنا والذي من خلاله تم التعرف على التنبيه الشفوي في العمل، كما تعرفنا على الأمور التي يلزم مراعاتها في تجهيز نموذج عقوبة تنبيه الموظف.

أسئلة شائعة