الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل من الأمور الهامة التي يجب اعتمادها في بيئة العمل لتكون بيئة صحية وسليمة، حيث إنها تكسر الرهبة للموظفين الجدد وتجعلهم يندمجون بشكل أسرع في العمل مما يسهل عليهم القيام بالمهام ومتطلبات الوظيفة بشكل أفضل نتيجة التأقلم على المكان الجديد والتداخل مع الزملاء الموجودين في المكان، وتعد تلك المسؤولية من مهام قسم الموارد البشرية المسؤول عن الموظفين ووضعهم وشكواهم، وفي هذا المقال سوف نعرفكم جميع طرق الترحيب بالموظفين الجدد من أجل إعدادهم للعمل.
محتويات المقالة
الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل
إن الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل من أهم الأمور التي تعمل على تحسين جودة تواجد الموظفين في بيئة العمل وهي من أهم أساسيات قسم الموارد البشرية داخل المؤسسة أو الشركة وذلك بداية من مرحلة المقابلة الشخصية أو الاختبار والتدريب وصولًا إلى مرحلة الإعداد للعمل والترحيب وتسمى تلك المرحلة باللغة الإنجليزية ICE BREAKING حيث إنها تعني كسر الحواجز النفسية التي تتسبب في توتر العامل أو الموظف الجديد وتعيقه من الاندماج في المكان الجديد
وبالتالي تبطئ عملية اندماجه في العمل الجديد، ولذلك من المهم جدًا عقد جلسات ترحيب للموظفين الجدد والبدء بتعريفهم على زملائهم في العمل والنظام في الشركة والتوظيف وجميع المسؤولين عنه في العمل ومن فوقه ومن تحته والبدء بمشاركة الأسماء الخاصة بكل موظف زميل له في المكان كي يعرفهم ويتمكن من الاندماج معهم في بيئة صحية.
خطوات الترحيب بالموظفين الجدد
هناك مجموعة من الخطوات والإجراءات التي تنطوي على عملية الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل وفيما يلي نوضح لكم كل المراحل والإجراءات الهامة:
تخطيط العملية قبل يوم العمل الأول
يشمل ذلك القيام إعداد المساحة ومكان اصطفاف السيارة للموظفين الجدد وتسهيل تقديم المستندات والأوراق لهم كما ننصحكم بالترحيب الدافئ وتقديم هدية صغيرة لنيل احترام الموظف، نشجعكم كذلك على القيام بتوجيه شامل يشمل تاريخ وبداية نشأة الشركة ورؤية الشركة وقواعدها لتعزيز فهم الموظف الجديد للثقافة الشركية، حيث إن هذه المقدمات توضح التفاصيل والأسماء وتسهلها على الموظف وتساهم في تسهيل التعارف بين الزملاء وفريق العمل، كما يمكن القيام بجولة في المكتب والمرافق على أن يكون توجيهًا عمليًا حول مكان العمل مما يسهل تأهيل الموظف الجديد للعمل.
توضيح الدور والمسؤوليات
لا بد على المدير التنفيذي القيام بتقديم مقدمة شاملة حول القسم، وشرح واضح لأدوار ومسؤوليات كل فرد، بما في ذلك مهام الموظف الجديد حيث إن ذلك يساعد في توضيح التوقعات وتخفيف الضغط الناتج عن البداية الجديدة للموظف.
المتابعة الدورية للموظف
لا بد أن يستمر التواصل والمتابعة المنتظمة في دعم الموظف الجديد أثناء مرحلة بداياته في الشركة بعملية الترحيب تحتاج إلى وقت طويل نسبيًا وليس يوم واحد فقط وذلك لضمان تحقيق التكيف والتأقلم ومن هنا نؤكد أن التواصل الدوري يزيد من فهم الكثير عن احتياجات الموظف ويساهم في تعزيز تكامله بشكل سلس داخل فريق العمل.
نصائح الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل
إن مهمة الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل ليست سهلة كما يعتقد البعض فأنت مطالب بإشعار شخص جديد على المكان تنتابه بعض المخاوف والهواجس بأنه في بيئة آمنة وتريد أن تجعله يشعل بالأمان والمسؤولية تجاه العمل لذلك نقدم لك مجموعة من النصائح سوف تسهل عليك إتمام تلك المهمة:
ضع نفسك مكان الموظف الجديد
يجب عليك التفكير في كافة الأمور التي قد يحتاج الموظفون الجدد معرفتها ليس فقط في الأسبوع الأول، بل على مدى الثلاثين والستين والتسعين يومًا القادمة، يهدف توجيه الموظفين الجدد للحصول على الاستقرار الفعلي، حيث يمكنك أن تطلب من الموظف الجديد إتمام حوالي بعض الأنشطة قبل أن يستقر تمامًا لأداء مهامه الوظيفية ففي حال مرور وقت طويل منذ تعيينك من قبل شركة جديدة، فتذكر أن هذا يعني الشعور بالبدايات وركز على تبسيط المهام لكي تضمن فهم الموظف الجديد فأنت كنت مكانهم يوما ما، فعلى سبيل المثال قدم فيديو مخصصًا يستعرض المواعيد النهائية لأمور هامة يجب عليه إتمامها من أجل تسهيل الأمر عليه بدلًا من رسائل البريد الإلكتروني الرسمية المعقدة والتي قد لا يفهمها الموظف الجديد.
اسمح للموظفين الجدد بتقديم أنفسهم
من الأمور اللطيفة في مرحلة الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل هو السماح للموظفين بتقديم التحية لأعضاء فريق العمل بطريقة مبتكرة ولطيفة، حيث إن هذا يعزز من الترابط بين الجميع ويساعد في كسر الحواجز بين الزملاء ويرفع الحرج بينهم، لذلك شجع الموظفين الجديد على التعريف بأنفسهم وهواياتهم والتكلم عن الأمور التي يحبونها لإظهار شخصياتهم بين زملائهم، حيث من الممكن أن يحسن ذلك من التواصل داخل بيئة العمل ويجعلها بيئة سليمة وصحية.
طباعة ورقة توضح مهام العمل
يمكنك القيام بتوزيع بعد الأوراق على الموظفين الجدد بها بعض القواعد الهامة للعمل والمهام التي يجب عليهم الالتزام بها كي تكون حاضرة دوما أمام أعينهم قبل الشروع في العمل فهذا يجعلهم يلتزمون بها بشكل أسرع وأفضل، لذلك يمكنك توزيعها أو لصقها على مكاتبهم، يمكن أيضا استبدال تلك الفكرة بفكرة أخرى مثل القيام بإرسال ملف pdf على البريد الإلكتروني الخاص بهم توضح فيها القواعد واللوائح الخاصة بالوظيفة ومتطلباتها، كما تشرح لهم فيها ما الأمور المتوقع منهم تنفيذها من أجل ضمان الحصول على أعلى جودة من الأعمال والمهام.
تابع المزيد: سلم رواتب موظفين بنك الخليج 2024
أهمية الترحيب بالموظفين
إن الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل من الأساسيات الهامة والركائز الثابتة في بيئة العمل حيث يساهم الترحيب في خلق علاقة تقدير وحب ودعم متبادل بين جميع الأفراد في بيئة العمل ويجعلها صحية وسليمة وخالية من المشاحنات، ولهذا يجب على المدير التنفيذي للشركة بالتعاون مع مدير قطاع الموارد البشرية إعداد خطة شاملة من أجل إعداد الموظفين الجدد للعمل والترحيب بهم.
هكذا نكون قد تناولنا الترحيب بالموظفين الجدد وإعدادهم للعمل وعرفنا بعض الأمور اللطيفة التي من الممكن الاعتماد عليها في تنفيذ تلك الرؤية.
